LEGISLACIÓN CONSOLIDADA

Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico Común.

Ministerio de la Presidencia

«BOE» núm. 315, de 31 de diciembre de 2009

Referencia: BOE-A-2009-21180

TEXTO CONSOLIDADO

Última modificación: 1 de enero de 2014

Norma derogada por la disposición derogatoria única de la Orden HAP/566/2013, de 8 de abril. Ref. BOE-A-2013-3862.

El artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establece que las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones y señala que lo registros podrán admitir documentos normalizados que se cumplimenten de acuerdo con formatos preestablecidos, o bien cualquier solicitud escrito o comunicación distinta de los anteriores.

El mencionado precepto establece que, en cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a dicha Administración Pública. Asimismo, para un mejor servicio a los ciudadanos prevé que las Administraciones Públicas, mediante Convenios de colaboración, puedan habilitar a sus registros para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración.

Para dar cumplimiento a estas previsiones legales, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, crea en su artículo 31 el Registro Electrónico Común de la Administración General del Estado, que posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración del Estado y a sus organismos públicos.

Mediante la actuación coordinada de este Registro y los de los Departamentos ministeriales y organismos públicos se hace efectivo el sistema de registros electrónicos en el ámbito de la Administración General del Estado, preceptuado por la Ley 11/2007.

Conforme a lo previsto en el citado artículo 31 del Real Decreto 1671/2009, los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico Común se establecerán mediante orden de la Ministra de la Presidencia.

La presente Orden recoge todos los aspectos enunciados en el Real Decreto y prevé, asimismo, que mediante Convenios de colaboración con otras Administraciones Públicas, el Registro Electrónico Común pueda ser habilitado para la recepción de escritos que sean de la competencia de la Administración suscriptora del Convenio correspondiente.

En uso de la atribución que me ha sido conferida en la Disposición Final Quinta del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Orden tiene por objeto la regulación de los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico Común, creado por el artículo 31 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

2. De conformidad con lo previsto en el artículo 31.3 del citado Real Decreto, el Registro Electrónico Común posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos y está habilitado para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, presentados al amparo del artículo 24.2 b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

En todo caso, de conformidad con los establecido en el artículo 31.4 de dicho Real Decreto, el Registro Electrónico Común informará al ciudadano y le redirigirá, cuando proceda, a los registros competentes para la recepción de aquellos documentos que dispongan de aplicaciones específicas para su tratamiento.

3. El ámbito del Registro Electrónico Común es la Administración General del Estado y los Organismos Públicos adscritos o dependientes de la misma.

Artículo 2. Órganos competentes.

1. El Registro Electrónico Común será gestionado por la Secretaría de Estado para la Función Pública del Ministerio de la Presidencia, a través de la Dirección General de Impulso de la Administración Electrónica. Corresponde a la Secretaria de Estado para la Función Pública la modificación del formulario electrónico de propósito general para la presentación en el Registro Electrónico Común de escritos a los que se refiere el artículo 24.2b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, que se incluye en el anexo I de la presente Orden, así como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la presentación de escritos en dicho Registro.

2. De acuerdo con lo previsto en los artículos 9 y 31.4 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, los Departamentos ministeriales y Organismos públicos participarán en la gestión del Registro Electrónico Común, y serán responsables de mantener actualizada la información que éste proporcione sobre servicios, procedimientos y trámites que cuentan con aplicaciones específicas y formularios normalizados en los Registros de su competencia.

Asimismo, serán responsables del acceso al Registro Electrónico Común y el traslado, en su caso, al registro competente para su tramitación de los escritos recibidos en el Registro Electrónico Común que tengan como destinatario al Ministerio u Organismo de que se trate.

Artículo 3. Acceso al Registro Electrónico Común.

1. El acceso al Registro Electrónico Común estará disponible en la sede electrónica del Punto de acceso general de la Administración General del Estado, regulado por el artículo 9 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

2. La sede electrónica del Punto de Acceso General contendrá la información que facilite a los interesados la utilización de los procedimientos de identificación y firma electrónica admitidos, o el enlace con la dirección en que dicha información se contenga. Asimismo, incluirá información detallada sobre la utilización, validación y conservación de los ficheros de acuse de recibo entregados como consecuencia de la presentación de cualquier tipo de documento ante el Registro Electrónico Común.

3. La sede electrónica incluirá una relación de los escritos normalizados correspondientes a los Departamentos ministeriales y Organismos públicos, y un enlace con la sede electrónica a través de la cual debe realizarse la presentación de dichos escritos ante el registro competente.

Artículo 4. Documentos admisibles.

1. El Registro Electrónico Común admitirá cualquier solicitud, escrito o comunicación, dirigida a la Administración del Estado o a sus Organismos públicos que, conforme a lo previsto en el artículo 24.2 b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, no se corresponda con un documento electrónico normalizado que pueda cumplimentarse de acuerdo con formatos preestablecidos en su formulario correspondiente.

El formulario de propósito general a utilizar para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones en el Registro Electrónico Común se recoge en el Anexo I de la presente Orden y estará disponible en su sede electrónica.

2. El Registro Electrónico Común admitirá asimismo documentación complementaria al escrito de iniciación mediante documentos electrónicos, incluyendo copias digitalizadas, conforme a los requisitos, condiciones y exigencias del artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Los formatos de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de los documentos serán establecidos en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad. De acuerdo con los instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, podrá limitarse la extensión máxima de los documentos complementarios a presentar en una sola sesión.

La aportación de la documentación complementaria que se realice en el Registro Electrónico Común en un momento posterior, ya sea por las razones técnicas aludidas en el párrafo anterior o de otra índole, se llevará a cabo mediante una nueva presentación que incluirá, al menos, la referencia al número o código de registro individualizado al que se refiere el artículo 6.1 de esta Orden, del escrito de iniciación, o la información que permita identificarlo.

3. Cuando requiriéndose la presentación de una solicitud, escrito o comunicación mediante la utilización de documentos normalizados en el registro competente al efecto, conforme a lo previsto en los artículos 14 y 32 del Real Decreto1671/2009, de 6 de noviembre, esta presentación se realice en el Registro Electrónico Común, la misma se admitirá y registrará, si bien el órgano destinatario podrá requerir al ciudadano la subsanación de acuerdo con lo previsto en el artículo 29.3 del citado Real Decreto.

4. La presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a órganos o entidades dependientes de otras Administraciones Públicas se tendrá por no realizada, En tal caso, se comunicará al interesado tal circunstancia, a través del medio elegido por éste en el momento de la presentación del escrito y se le informará sobre el sitio electrónico donde puede encontrar la referencia de los registros y lugares habilitados para la presentación conforme a las normas en vigor. Todo ello se entiende sin perjuicio de lo previsto en la Disposición adicional de la presente Orden.

Artículo 5. Acreditación de la identidad.

1. Los documentos electrónicos podrán ser presentados ante el Registro Electrónico Común por los interesados, o por sus representantes cuando estén operativos los sistemas informáticos para la comprobación y validación de la representación a través de:

a) El régimen de representación habilitada regulado por el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y los artículos 13 y 14 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

b) Su acreditación ante el Registro de apoderamiento regulado en el artículo 15 del citado Real Decreto.

2. El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el Registro Electrónico Común mediante los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad o mediante sistemas de firma electrónica avanzada a los que se refiere el artículo 13.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el artículo 22 de dicha Ley.

3. El Registro Electrónico Común permitirá la utilización de todos los certificados respecto a los que se acuerde la admisión general en el ámbito de la Administración General del Estado.

La sede electrónica del Registro Electrónico Común informará sobre los sistemas de autenticación y firma utilizables para la presentación de escritos ante el mismo.

Artículo 6. Acuse de recibo.

1. El Registro Electrónico Común emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo electrónico firmado mediante alguno de los sistemas de firma previstos en el artículo 18 de la ley 11/2007, de 22 de junio, con el siguiente contenido:

a) El número o código de registro individualizado.

b) La fecha y hora de presentación.

c) La copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.

d) En su caso, la enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.

2. El acuse de recibo indicará que el mismo no prejuzga la admisión definitiva del escrito cuando concurra alguna de las causas de rechazo contenidas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

3. El recibo dará constancia de la presentación, pero no implicará el inicio del cómputo de plazos a los restantes efectos, que se producirá cuando tenga entrada en el Registro del órgano competente para la tramitación.

Artículo 7. Presentación de documentos. Fecha y hora oficial. Cómputo de plazos.

1. El Registro Electrónico Común permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones de mantenimiento técnico u operativo contempladas en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que se anunciarán con la antelación que resulte posible en la sede electrónica del Registro Electrónico Común.

Cuando por tratarse de interrupciones no planificadas que impidan la presentación de escritos no resulte posible realizar su anuncio con antelación, se actuará conforme a lo establecido en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, a cuyo efecto, siempre que una norma legal no lo impida expresamente, se dispondrá por el tiempo imprescindible la prórroga de los plazos de inminente vencimiento, de lo que se dejará constancia en la sede electrónica.

2. Conforme a lo establecido en el artículo 26.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la fecha y hora a computar en las anotaciones del Registro Electrónico Común será la oficial de la sede electrónica de acceso, debiendo adoptarse las medidas precisas para asegurar su integridad.

3. El calendario de días inhábiles a efectos del Registro Electrónico Común será el que se determine en la Resolución publicada cada año en el Boletín Oficial del Estado para todo el territorio nacional por el Ministerio de la Presidencia, en cumplimiento del artículo 48.7 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

4. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. El inicio del cómputo de plazos vendrá determinado por la fecha y hora de entrada en el Registro del destinatario.

Artículo 8. Fichero de Protección de Datos.

En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se crea el fichero de datos personales «Registro Electrónico Común», cuya titularidad corresponde a la Secretaría de Estado para la Función Pública, c/ María de Molina, 50, 28071 Madrid, válido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previsto por dicha ley.

El contenido del fichero se recoge en el anexo II de la presente Orden.

Este artículo queda derogado, en lo que se refiere a ficheros de datos de carácter personal de la responsabilidad de órganos administrativos y organismos del antiguo Ministerio de Política Territorial y Administración Pública que han pasado a integrarse en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, según establece la disposición derogatoria única.2.f) de la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre. Ref. BOE-A-2014-24.

Artículo 9. Responsabilidad.

Los usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a los servicios prestados mediante administración electrónica, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico Común como acuse de recibo.

Los departamentos ministeriales y organismos públicos destinatarios de los escritos presentados en el Registro Electrónico Común serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros.

Disposición adicional primera. Escritos dirigidos a otras Administraciones Públicas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el Registro Electrónico Común podrá ser habilitado para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes Convenios. En tal caso, el Registro Electrónico Común informará sobre los escritos que pueden presentarse dirigidos a otra Administración Pública, cuya relación se incorporará como Anexo a la presente Orden, mediante resolución de la Secretaria de Estado para la Función Pública, y redirigirá, cuando proceda, a los registros competentes.

Disposición adicional segunda. Inscripción en procesos selectivos.

El registro electrónico común actuará como registro específico para la inscripción y pago de la correspondiente tasa en las convocatorias de procesos selectivos en relación con el ingreso en Cuerpos o Escalas de personal funcionario o en plazas de personal laboral adscritos a la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes, así como para la aportación de documentación adicional, cuyos formularios de inscripción figuren en la dirección electrónica de acceso al registro, para las que exista un Acuerdo de encomienda de gestión entre el órgano convocante y el Ministerio de Política territorial y Administración Pública por el cual se encomiende a este último la gestión de la inscripción y pago por vía telemática.

Disposición transitoria primera. Acceso al Registro Electrónico Común.

En tanto no se produzca le entrada en funcionamiento de la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado, el acceso al Registro Electrónico Común estará disponible en el portal nacional de ciudadanos y empresas, cuya dirección electrónica es: www.060.es.

Disposición transitoria segunda. Formatos de los documentos.

En tanto no entre en vigor el Real Decreto por el que se apruebe el Esquema Nacional de Interoperabilidad y no se publiquen sus guía técnicas, la presentación en el Registro Electrónico Común de documentación complementaria al escrito de iniciación podrá realizarse en los siguientes formatos: odm, odt, odg, pdf, jpg, docx, txt, tif, odi, odc, jpeg, png, doc.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 29 de diciembre de 2009.–La Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia, María Teresa Fernández de la Vega Sanz.

ANEXO I

Formulario de propósito general

El formulario de propósito general para la presentación de escritos en el Registro electrónico común, contendrá los siguientes apartados:

1. Datos del formulario:

Tipo de documento ........................................................................................................

Número de identificación ...............................................................................................

Nombre .................. Primer apellido .................... Segundo apellido ............................

País ........................... Provincia ............................ Localidad ......................................

Dirección ..................... Bloque ........ Escalera ......... Piso ........ Código Postal ...........

Teléfono de contacto ............. Correo electrónico ............... Teléfono móvil .................

2. Datos de la solicitud:

Organismo destinatario:

Asunto:

Expone:

Solicita:

3. Documentos anexos:

4. Alertas:

Alerta SMS:

Alerta Mail:

ANEXO II

Fichero de datos personales

Nombre del fichero: Registro Electrónico Común (REC).

Finalidad del fichero: Anotaciones registrales de los asientos electrónicos efectuados en el Registro Electrónico Común para, en su caso, poder consultar la información registral de un asiento.

Usos previstos: Recepción y remisión al órgano u organismo competente de dichos escritos, solicitudes y comunicaciones, así como de la documentación complementaria de los mismos, así como fines estadísticos y para responder a las consultas de los propios usuarios, sobre el hecho registral.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: El asiento registral contiene el nombre y el DNI del interesado, así como su lugar de residencia, por lo que se obtendrá esta información de los usuarios del registro electrónico común.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Por archivo de los datos introducidos en el momento de realizar el asiento.

Estructura básica del Fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal, incluidos en el mismo: Se recogerán los siguientes datos personales, asociados a la información registral:

Datos de carácter identificativo: DNI, Nombre y apellidos.

Datos de características personales: Lugar de residencia.

Datos relativos a la solicitud, escrito o comunicación presentados: Campos Asunto, Expone y Solicita.

Datos relativos a la comisión de infracciones penales contra las leyes de Seguridad Ciudadana: Pueden ser introducidos por el usuario en los campo Solicita y Expone, así como en la documentación aneja.

Datos académicos y profesionales: Pueden ser introducidos por el usuario en los campo Solicita y Expone, así como en la documentación aneja.

Datos de circunstancias sociales: Pueden ser introducidos por el usuario en los campo Solicita y Expone, así como en la documentación aneja.

Sistema de tratamiento utilizado en su organización: Automatizado.

Cesiones de datos que se prevean y transferencias a países terceros, en su caso: La transmisión de la información y documentación a la Administración destinataria de la misma.

Órgano administrativo responsable del Fichero: Secretaría de Estado para la Función Pública, c/ María de Molina, 50, 28071 Madrid.

Órgano administrativo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Dirección General para el Impulso de la Administración Electrónica, c/ María de Molina, 50, 28071 Madrid.

Medidas de seguridad, con indicación del nivel básico, medio o alto, exigible: Alto.

Este anexo II queda derogado, en lo que se refiere a ficheros de datos de carácter personal de la responsabilidad de órganos administrativos y organismos del antiguo Ministerio de Política Territorial y Administración Pública que han pasado a integrarse en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, según establece la disposición derogatoria única.2.f) de la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre. Ref. BOE-A-2014-24.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.

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