Legislación consolidada

Instrucción de 28 de mayo de 2008, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre funcionamiento y organización de los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz y su informatización.

Ministerio de Justicia

«BOE» núm. 146, de 17 de junio de 2008

Referencia: BOE-A-2008-10329

Texto consolidado

Última modificación: sin modificaciones

I. Proceso de informatización de los Registros Civiles municipales.

El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.

Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, teniendo en cuenta el volumen de certificaciones y actuaciones registrales existentes, y partiendo de la idea de que la aplicación a la gestión del Registro Civil de las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos hacía necesario crear en la Ley del Registro Civil, de 8 de julio de 1957, la base jurídica para superar la forma de documentación tradicional, estableció la previsión legal para proceder a la informatización efectiva del Registro Civil como medio de coadyuvar a hacer realidad su modernización en beneficio de los administrados.

En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en la citada organización, el modo de llevanza de sus libros, la creación de una base central de datos y la recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles.

La ejecución de las previsiones de dicha Orden dio lugar a la elaboración de una aplicación informática especialmente diseñada al efecto, denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España, cuyas funcionalidades principales van dirigidas a permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, el almacenamiento electrónico de los datos, permitir la conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles y facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar.

II. Incorporación de los Registros Civiles delegados al proceso de informatización.

Pero, además de los objetivos anteriores, la Orden de 19 de julio de 1999 fijaba una finalidad adicional consistente en la informatización de los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz, a cuyo respecto la disposición adicional segunda de la citada Orden, en su apartado 3, establecía que dicha informatización se haría en función de las disponibilidades presupuestarios, disponiendo que en tales Registros sería «prioritaria la recuperación y llevanza automatizada de los índices y ficheros a que se refieren los artículos 107 y 117 del Reglamento del Registro Civil, así como la dotación a los mismos de telefax u otros medios telemáticos para facilitar la comunicación con los Registros Civiles principales de que dependen».

Sin embargo, esta funcionalidad no estaba incorporada a la aplicación INFOREG antes mencionada en sus primeras versiones, la última aprobada por Resolución de 25 de enero de 2005, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Para cubrir esta laguna el Ministerio de Justicia ha suscrito junto con la Entidad Pública Empresarial Red.es un Convenio marco de Colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea», firmado el 17 de mayo de 2006, que contempla, entre otras actuaciones, un proyecto de digitalización y grabación de los libros manuscritos de los Registros Civiles no sólo principales, sino también de los Registros Civiles delegados, a cargo de los Jueces de Paz. Esta previsión ha sido objeto de específica regulación en virtud de la reciente Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos.

Además, el citado Convenio marco de Colaboración contempla, entre las actuaciones que ha de llevar a cabo el Ministerio de Justicia, las de completar la dotación de equipamiento, conectividad y soporte en la totalidad de los Registros Civiles bien por sí mismo, bien a través de mecanismos de colaboración con las Comunidades Autónomas y la Entidad Pública Red.es. Esta actuación incluye la totalidad de los 7.677 Registros Civiles delegados existentes en España, a cargo de los Jueces de Paz. Ahora bien, esto último implica, a su vez, la necesidad de llevar a cabo las adaptaciones precisas en la aplicación INFOREG, no sólo para facilitar la gestión digital de todas las inscripciones registrales, incluyendo aquellas generadas en el proceso de digitalización y grabación antes mencionado, sino también para adaptar dicho aplicativo a las especiales características de los Registros Civiles delegados y, simultánea y paralelamente, acomodar las reglas generales sobre organización y funcionamiento de dichos Registros, en la forma en que vienen siendo observadas en la práctica registral, no siempre ajustada a la interpretación más correcta del actual Ordenamiento registral, a las necesidades impuestas por el proceso de informatización.

III. Configuración orgánica de los Juzgados de Paz como órganos delegados del Registro Civil.

La Ley Orgánica del Poder Judicial dedica sus artículos 99 a 103 a los Jueces de Paz. Ya desde la aprobación del Reglamento 3/1995, de 7 de junio, de los Jueces de Paz, por Acuerdo de la misma fecha del Consejo General del Poder Judicial, aquellos venían siendo considerados como el primer escalón de la estructura judicial del Estado, configurados por la Ley Orgánica como órganos servidos por Jueces legos, no profesionales, que llevan a cabo funciones jurisdiccionales, pero también funciones registrales.

En efecto, la Ley del Registro Civil vigente de 8 de junio de 1957 configura los Juzgados de Paz como Registros Civiles Municipales de carácter secundario y desconcentrados, que actúan, por ministerio legal, por delegación de los Registros Civiles Municipales principales a cargo de los Jueces de Primera Instancia Encargados de su llevanza. Así resulta del párrafo cuarto del artículo 11 de la Ley del Registro Civil, conforme al cual «Los Jueces de Paz, en los Registros Municipales respectivos, actuarán asistidos de los Secretarios, por delegación del Juez municipal o comarcal correspondiente».

El principal elemento de referencia y desarrollo normativo en relación con los Juzgados de Paz como órgano registral delegado viene representado por el artículo 46 del Reglamento del Registro Civil, conforme al cual:

«En los Registros municipales, el Juez de Paz actúa por delegación del Encargado y con iguales facultades, salvo en los expedientes.

En su virtud, extenderá las inscripciones dentro del plazo de nacimiento de hijos habidos en matrimonio, las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante la certificación respectiva, las de matrimonio en forma civil cuyo previo expediente haya instruido y las notas marginales que no sean rectificación o cancelación.

No deberá, sin embargo, extender ningún otro asiento, salvo en casos de urgente necesidad, sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta al Encargado.

En todo caso, cumplirá cuantos cometidos reciba del Encargado del Registro.

Las certificaciones, siempre, se expedirán y firmarán conjuntamente por el Juez y el Secretario.»

A su vez, el artículo 47 de la Ley del Registro Civil especifica las funciones que a los Jueces de Primera Instancia Encargados de los Registros Civiles principales corresponden en relación con los Registros delegados a cargo de los Jueces de Paz, disponiendo que:

«Corresponde a los Jueces de Primera Instancia ilustrar y dirigir a los Jueces de Paz, aclarando sus dudas, corrigiendo sus errores, dándoles las instrucciones necesarias para el desempeño de su cometido y encareciéndoles la máxima diligencia y la consulta en los casos dudosos.

Siempre que lo imponga el servicio, y al menos una vez al año, visitarán los Registros a su cargo para examinar minuciosamente todos los asientos, documentos archivados y diligencias posteriores a la última visita y proveer a lo necesario en orden a su buen funcionamiento. Si en el año o años anteriores no se hubiesen efectuado estas visitas, darán cuenta de ello al Presidente del Tribunal Superior de Justicia.

Del resultado levantarán por duplicado acta minuciosa, uno de cuyos ejemplares entregarán al Juez de Paz; la visita se diligenciará en el Libro de Personal y Oficina y en cada uno de los de inscripciones abiertos.»

Este cuadro normativo procede de la reforma llevada a cabo en el Reglamento del Registro Civil en virtud del Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, que se anticipó a la conversión de los antiguos Juzgados de Distrito que se llevó a cabo el 28 de diciembre de 1989, hasta entonces a cargo de los Registros Civiles, conforme a lo previsto en la disposición transitoria tercera de la Ley Orgánica del Poder Judicial 6/1985, de 1 de julio, en los artículos 27 y 42 de la Ley 38/1988, de 28 de diciembre, de Demarcación y Planta Judicial, en el Real Decreto 122/1989, de 3 de febrero, y en el Acuerdo del Consejo General del Poder Judicial de 3 de noviembre de 1989.

Esta transformación ya fue tenida en cuenta anticipadamente, como se ha indicado, por el Real Decreto 1917/1986, partiendo de la base de que los Registros Civiles municipales estarían a cargo de los Jueces de Primera Instancia y, por delegación de estos, de los Jueces de Paz (cfr. art. 86 L.O.P.J.). No obstante tales previsiones anticipadas, las dudas surgidas por consecuencia de dicha transformación hicieron necesaria la aprobación de ciertas directrices por parte de este Centro Directivo sobre el funcionamiento de los distintos órganos registrales y sus respectivas relaciones entre sí, lo que dio lugar a la aprobación de la Instrucción de 30 de noviembre de 1989.

IV. Las competencias de los Registros Civiles delegados. Limitaciones funcionales en materia de calificación.

1. La falta de una específica formación jurídica, como exigencia orgánica, en los Jueces de Paz es lo que justifica las limitaciones funcionales a que quedan constreñidos los Registros Civiles delegados, conforme a lo dispuesto en los trascritos artículos 46 y 47 del Reglamento del Registro Civil. El hecho de que, salvo las excepciones habilitadas por el artículo 46, no puedan extender los Jueces de Paz en los Registros delegados ningún otro asiento «sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta el Encargado», supone residenciar la función de calificación en tales casos en el Juez Encargado del Registro Civil de que dependa el delegado, el cual inscribirá bajo los criterios de calificación y con arreglo a la minuta del asiento que le haya comunicado el Juez Encargado.

2. Sin embargo, es lo cierto que en la práctica registral, como ya se ha señalado, no siempre se respetan estas reglas y limitaciones. De hecho son variadas las formas en que en la práctica diaria se produce el desacomodamiento a la Ordenación registral a que se refiere el apartado II de esta Instrucción que, tanto por razones de legalidad y seguridad jurídica como por razones prácticas, conviene corregir.

Entre la diversa tipología de actuaciones que reclaman su corrección, de las que han llegado a conocimiento de este Centro Directivo, se pueden mencionar las siguientes. En algunos casos los Jueces de Paz formalizan actas que recogen declaraciones de voluntad en materia de estado civil (reconocimientos de filiación, consentimientos, peticiones por simple comparecencia de ciertos supuestos de cambio de nombre y apellido, declaraciones en materia de nacionalidad y vecindad, etc), si bien resulta evidente que aquellos no están facultados para su calificación, dadas las limitaciones que les impone el artículo 46 del Reglamento Registral, sin que tal restricción sea siempre observada en la práctica. Del mismo modo cabe observar que en muchas ocasiones reciben estas declaraciones, por vía de auxilio registral, de otro Registro civil (principal o delegado) para su inscripción, declaraciones que igualmente deben ser objeto de previa calificación por parte del Encargado del Registro civil principal, trámite que, repetimos, no debe ser obviado.

3. Por otra parte, es frecuente la presentación en los Juzgados de Paz, o la remisión directa a los mismos, de los títulos registrales de carácter documental tanto de procedencia registral, nacional o extranjera (resoluciones, certificaciones, etc), como notarial o judicial, a efectos de promover y fundamentar un asiento en la Sección primera o en la Segunda. Pues bien, en todos estos casos se observa una variada forma de operar por parte de los Registros municipales delegados para posibilitar la previa calificación del Juez encargado principal.

a) En un primer grupo cabría incluir aquellos Registros civiles delegados que prescinden del trámite exigido en el artículo 46 del Reglamento, practicando el asiento sin previa solicitud ni recepción de instrucción, en especial a partir del momento en que el funcionario correspondiente, una vez conocido el criterio general del Registro principal con ocasión de una primera consulta, se considera en disposición de resolver cualquier otro supuesto de calificación que se presente sobre el mismo o parecido tema. Se resuelve el problema de la calificación mediante la aplicación de los criterios o pautas que se van recibiendo del Registro principal, asumiendo, por tanto, una calificación para la que carecen de competencia, salvo en los supuestos de urgente necesidad.

b) En un segundo grupo cabe enmarcar a aquellos Registros que, como norma general, solicitan instrucción o minuta del Encargado principal en base a una sucinta información telefónica o remitiendo vía fax una copia del acta de la declaración. Es de señalar que en muchas ocasiones la instrucción no es escrita, ni procede directa y personalmente del Juez Encargado.

c) Por último, y como tercer grupo, se ha de indicar que no faltan Registros civiles delegados que tienen como norma de actuación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 46 del Reglamento, la inmediata remisión tanto del acta o comparecencia que recoge la declaración, como de toda la documentación, judicial, notarial o registral, en la que se fundamente sustantiva y registralmente tanto el derecho que se ejercita como el asiento que pudiera proceder. Como consecuencia de este correcto proceder la práctica de la inscripción queda condicionada a la recepción de la pertinente instrucción escrita, instrucción a la que se acompaña la documentación o antecedentes que han servido para la calificación, quedando todo ello debidamente archivado en el Registro delegado. Ahora bien, por regla general los Encargados principales no conservan las minutas de la instrucción, en contradicción con lo que previene en el citado artículo.

V. La informatización como instrumento de ordenación y racionalización funcional de los Registros civiles delegados.

La informatización de los Registros Civiles municipales de Paz o delegados ofrece una oportunidad inmejorable para lograr una mejora sustancial en el funcionamiento de aquellos, y ello no sólo en lo relativo a la eficacia de los mismos, sino también en cuanto a una correcta observancia del principio de legalidad, a través del estricto cumplimiento de las normas que regulan la función calificadora, de forma que el diseño y desarrollo de la propia aplicación informática coadyuve a encauzar la práctica registral hacia el modelo de actuación indicado bajo la letra c) del apartado anterior, único sistema que posibilita una correcta observancia del principio de legalidad, en cuanto permite que en todos los casos se practiquen los asientos respetándose los requisitos esenciales exigidos por dicho principio, como son la exigencia de un título predeterminado por el Ordenamiento y la previa calificación del mismo. Es evidente que para una correcta calificación el Juez Encargado debe tener acceso directo a las declaraciones y a los documentos presentados (cfr. art. 27 L.R.C.), sin perjuicio de que la valoración de la capacidad e identidad del declarante o compareciente pueda ser apreciada en algunos casos por el Juez encargado que levante el acta.

Por tanto, debe establecerse con total claridad que, como regla o principio general, al Juez Encargado titular de la función calificadora le han de ser remitidos en todos los casos por el órgano registral que corresponda, sea el de Paz delegado o sea otro principal, tanto las actas de las declaraciones que se formalicen ante el mismo, como la totalidad de los documentos que vayan a fundamentar el asiento, bien como título principal, bien como título complementario.

En su virtud, esta Dirección General, al objeto adaptar el funcionamiento y organización de los Registros Civiles delegados a cargo de Jueces de Paz al proceso de su informatización y de unificar la práctica registral en cuento a la forma de proceder en relación con los casos en que estos Registros son competentes para inscribir un hecho de estado civil, en ejercicio de las competencias que le vienen atribuidas por el artículo 9 de la Ley del Registro Civil, 41 de su Reglamento y 4 del Real Decreto 1475/2004, de 18 de junio, ha acordado establecer y hacer públicas las siguientes directrices:

Primera. Aprobación de la versión 4.0 de la aplicación informática de los Registros Civiles adaptada para los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz.

1. Queda aprobada la adaptación para los Juzgados de Paz de la versión de la aplicación para los Registros Civiles informatizados de España elaborada por el Ministerio de Justicia, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que será identificada con la denominación de «INFOREG» (versión 4.0-Juzgados de Paz), cuyas características técnicas serán las especificadas en el anexo I de la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos, con las especificidades funcionales que se señalan en la presente Instrucción.

2. En consecuencia, pasan a ser aplicables en el ámbito de los Registros Civiles delegados a cargo de los Jueces de Paz y vinculantes para sus Encargados las normas e instrucciones vigentes contenidas en la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros Civiles, la Orden del mismo Departamento de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados, y la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos, así como la Instrucción de 20 de marzo de 2002, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en materia de recepción y despacho de solicitudes de certificaciones en los Registros Civiles por vía telemática.

3. La versión 4.0-Juzgados de Paz, de acuerdo con la normativa anteriormente citada y en concreto con la Orden JUS/1468/2007, permitirá el cumplimiento de lo dispuesto en el art. 23 de la Ley del Registro Civil, facilitando que los asientos registrales puedan redactarse en lengua castellana o en la lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil en los casos en que así proceda según la legislación vigente.

Segunda. Solicitud de inscripción y documentación de las declaraciones en relación con los casos en que los Registros Civiles delegados a cargo de Jueces de Paz sean competentes para inscribir un hecho de estado civil.

En relación con los supuestos en que un Registro Civil delegado sea competente para practicar la inscripción, pero carezca de la competencia para la previa calificación conforme a lo establecido por el artículo 46 del Reglamento del Registro Civil, se observarán las siguientes reglas:

1.º Presentación de declaraciones y títulos en Registros Civiles distintos del competente para practicar la inscripción.

Las declaraciones y los títulos de carácter documental con solicitud de inscripción respecto de los hechos y actos del estado civil para cuya inscripción sea competente un Registro Civil delegado a cargo de un Juzgado de Paz, podrán formularse o presentarse directamente en un Registro civil principal, que podrá ser el correspondiente al domicilio del interesado o bien el correspondiente al Registro delegado competente para la inscripción.

En el primer supuesto, se hará por el Juez Encargado una calificación provisional, en su caso conforme a los artículos 226 y siguientes del Reglamento, y verificado se acordará la remisión de los títulos y actuaciones complementarias al Registro Civil principal competente para la calificación definitiva. En el segundo, se hará directamente la calificación definitiva por el Juez Encargado del Registro Civil principal y, en ambos casos, de ser positiva, se acordará por éste la inmediata remisión de lo actuado al Juez de Paz delegado para que proceda a la pertinente inscripción.

2.º Presentación de los títulos y declaraciones en el Registro Civil delegado competente para la inscripción.

Los interesados también podrán presentar la solicitud de inscripción con sus títulos documentales, o formular la correspondiente declaración de voluntad, directamente ante el Juez de Paz de la inscripción, el cual deberá limitarse en tal caso a la mera constatación de la solicitud o a la documentación de la declaración mediante levantamiento del correspondiente acta, para seguidamente proceder a la remisión del acta y de toda la documentación aportada al Registro principal de quien dependa a efectos de su calificación, sin perjuicio de que la apreciación o valoración de la capacidad e identidad del declarante o compareciente deba ser apreciada por el Juez encargado que levante el acta, quien, no obstante, consultará en caso de duda sobre tal extremo al Encargado del Registro Civil principal (cfr. art. 27-II L.R.C.).

Tercera. Interpretación y alcance de la necesidad de recabar instrucción particular y por escrito del Encargado.

1. El artículo 46 del Reglamento del Registro Civil dispone que, salvo en los casos de inscripciones dentro del plazo de nacimiento de los hijos habidos en matrimonio, las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante la certificación respectiva, las de matrimonio en forma civil cuyo previo expediente haya instruido y las notas marginales de rectificación o cancelación, el Juez de Paz a cargo del Registro Civil delegado no deberá extender ningún otro asiento, salvo en casos de urgente necesidad, «sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta el Encargado».

2. Hay acuerdo entre los comentaristas acerca de la falta de rigor técnico en la trascrita expresión entrecomillada, lo que ha dado lugar a no poca confusión y, en cierto modo, ha propiciado las prácticas registrales antes aludidas desviadas de la recta interpretación del citado precepto. Por ello, resulta conveniente clarificar este punto, dejando sentado como doctrina oficial que la referida «instrucción particular», a que alude el precepto reglamentario, está referida al acuerdo calificador y por escrito del Encargado despachado inmediatamente, el cual, debidamente numerado o referenciado, será remitido con todo lo actuado y documentos acompañados, al Registro de Paz delegado como fundamento de la inscripción. Este acuerdo calificador podrá incluir en los supuestos de mayor complejidad y siempre que el Encargado lo considere conveniente una expresa referencia al concreto modelo de la aplicación INFOREG que deba ser utilizado (vid. Resolución de 25 de enero de 2005, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre modelos de los asientos para los Registros Civiles informatizados).

3. No obstante, existen supuestos en que por razón de la naturaleza del acto o hecho a que haya de venir referida la inscripción, y atendiendo al principio de simplificación y agilidad procedimental que inspira la regulación del Registro Civil español, que obliga a evitar todo trámite superfluo o desproporcionado, no será necesaria la remisión de la documentación original al Encargado del Registro Civil principal, pudiendo ser suplida por la narración que de los elementos esenciales del caso haga, bajo su responsabilidad, el Juez de Paz, dando traslado de la misma al Encargado del Registro principal a fin de que éste pueda dictar la oportuna «instrucción particular».

4. Por otra parte, ha de tenerse en cuenta que incluso en los casos en que, en principio, el Juez de Paz es competente para la práctica de la inscripción sin previa instrucción o calificación del Encargado del Registro Civil principal, puede aquél tropezarse con dudas jurídicas sobre cuestiones de Derecho material, de Derecho Internacional Privado o de Derecho registral, que habrá de someter a la consulta previa del Encargado del Registro Civil principal, a quien incumbe aclarar las dudas de los Jueces de Paz delegados (cfr. art. 47 R.R.C.).

5. Finalmente, ha de recordarse que existen determinadas inscripciones que no pueden practicarse en los Registros Civiles delegados a cargo de los Jueces de Paz, como son todas las comprendidas en la Sección Cuarta sobre Tutelas y Representaciones Legales (vid. art. 11 L.R.C. e Instrucción D.G.R.N. de 30 de noviembre de 1989).

6. Por lo demás, deberá observarse una interpretación restrictiva, conforme a su naturaleza y finalidad, de la excepción de «urgente necesidad» del artículo 46, dado el riesgo que entraña para la debida observancia del principio de legalidad. Siempre que el Juez de Paz haya de practicar una inscripción para cuya calificación previa carezca de competencia, sin previa instrucción o acuerdo calificador, por concurrir causa de urgente necesidad, comunicará inmediatamente por escrito al Encargado del Registro Civil principal del que dependa las razones de dicha urgencia que hayan obligado a la práctica de la inscripción sin demora, con remisión de copia del asiento respectivo, quedando aquél sujeto a la acción correctora de éste, conforme a lo dispuesto en el párrafo primero del artículo 47 del Reglamento del Registro Civil.

Cuarta. El caso singular de la inscripción de nacimiento de hijo no habido en matrimonio.

1. El supuesto del enunciado requiere una consideración especial por diversos motivos. Por un lado cabe señalar que en la actualidad, el supuesto de los hijos nacidos fuera del matrimonio alcanza porcentajes cada vez más elevados. Por otro lado, una determinación de filiación en vía registral incorrectamente hecha, acarrea consecuencias muy gravosas para los interesados que normalmente se ven obligados a acudir a la vía judicial. Estos errores se ven facilitados por diversas circunstancias, como la variedad de supuestos que se recogen en la regulación sustantiva, estatal y autonómica, su complejidad, la necesidad de actuaciones de comprobación, etc, dificultades que en los últimos tiempos se ha visto aumentada en los supuestos cada vez más numerosos de inscripciones con algún elemento de extranjería, que añaden un plus de complejidad muy considerable.

2. Es evidente que el supuesto concreto de la promoción dentro de plazo de una inscripción de nacimiento de hijo nacido fuera del matrimonio, necesariamente ha de ser calificada por el Juez Encargado principal. Ahora bien, existe la doble posibilidad de ser promovida bien ante éste, o bien ante el Juez de Paz del lugar de nacimiento.

En este caso lo procedente es que se limite el Juez delegado a recoger la hoja declarativa y a documentar en acta, en su caso, el reconocimiento de filiación paterna, pero siempre que se trate del supuesto más sencillo, y también más frecuente, esto es, el de madre soltera y padre reconocedor mayor de edad. Acto seguido deberá remitir lo actuado y la hoja declarativa al Registro principal.

3. Ahora bien, en los demás casos en que proceda la aplicación de los artículos 116, 117, 118, 121, 124, 125 y 126 del Código civil, así como los correlativos de diversas legislaciones autonómicas, las actuaciones de constatación fehaciente de reconocimientos, consentimientos, declaraciones en contrario, y por supuesto, las autorizaciones en vía de Jurisdicción Voluntaria, deben ser verificadas todas ellas o instadas ante el Encargado del Registro civil principal, sin perjuicio de las funciones propias del auxilio registral.

Quinta. Relación de asientos registrales en que procede consulta, instrucción o calificación del Encargado del Registro Civil principal. Adaptaciones funcionales en el aplicativo Inforeg.

1. Con objeto de lograr una mayor uniformidad en la práctica registral y facilitar la labor de los Jueces de Paz en materia registral, se aprueba la relación de las inscripciones, anotaciones y notas registrales concretas en que procede con carácter previo a la práctica del correspondiente asiento, según los casos, bien formular consulta, bien recabar instrucción o calificación del Encargado del Registro Civil principal del que dependa. A fin de garantizar la correcta mecánica registral, evitando la omisión indebida de estos trámites, en el aplicativo Inforeg se harán constar los campos con el literal «Consulta Art. 47 R.R.C. NÚMERO/FECHA», «Instrucción/Calificación Art. 46 R.R.C. NÚMERO/FECHA» o «Urgente necesidad Art. 46 R.R.C», y se requerirá la introducción de los datos del número de orden correlativo que dentro del año natural correspondiente se haya de asignar, junto con la fecha, a la consulta, instrucción o calificación correspondiente o de la concurrencia de urgente necesidad, sin cuya cumplimentación no podrá completarse el proceso de inscripción por parte del Juzgado de Paz.

2. Deberán ser objeto de consulta previa, conforme al artículo 47 del Reglamento del Registro Civil, los asientos que se relacionan en el anexo I de esta Instrucción.

3. Es obligatoria la previa calificación/instrucción del Encargado del Registro Civil principal para la práctica de los asientos que se relacionan en el anexo II de la presente Instrucción.

4. El contenido de los dos anexos mencionados podrá ser modificado por la Dirección General de los Registros y del Notariado cuando razones de modificaciones normativas, o de alteraciones en la organización registral u otras de interés público lo aconsejen. Dicha modificación deberá dar lugar a la correspondiente adaptación del aplicativo Inforeg por parte de la Subdirección General del Nuevas Tecnologías del Ministerio de Justicia. Las Comunidades Autónomas podrán también proponer las modificaciones o mejoras que consideren oportunas.

Sexta. Forma de comunicación entre los Registros civiles delegados y los Registros Civiles principales.

Salvo en los casos en que se requiera, conforme a lo prevenido en la presente Instrucción, la remisión de las actas y demás documentación que hayan de ser objeto de calificación por parte del Encargado del Registro Civil principal, que se enviarán por vía postal, todas las restantes comunicaciones que hayan de mediar entre los Jueces de Primera Instancia o Magistrados Encargados de los Registros Civiles principales y los delegados se cursarán por cualesquiera medios telemáticos, siempre que permitan tener constancia de su recepción, debiendo quedar archivadas dichas comunicaciones, ordenadas cronológicamente, en el legajo correspondiente.

La Subdirección General de Nuevas Tecnologías velará para que los Registros Civiles informatizados cuenten con la infraestructura de comunicaciones necesaria para el cumplimiento de esta directriz.

Séptima. Ámbito de aplicación.

1. La presente Instrucción será íntegramente aplicable a los Registros Civiles delegados a partir del día en que hayan quedado incorporados al proceso de informatización, entendiendo por tal aquél en que se hayan extendido las diligencias a que se refiere el artículo 5, sobre puesta en marcha de la informatización de los Registros Civiles, de la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001.

2. Igualmente, resultarán de aplicación inmediata las directrices segunda, tercera y cuarta a los restantes Registros Civiles delegados todavía no informatizados.

Madrid, 28 de mayo de 2008.–La Directora General de los Registros y del Notariado, Pilar Blanco-Morales Limones.

ANEXO I

Relación de asientos en que procede previa consulta

En los supuestos que se relacionan a continuación el aplicativo Inforeg mostrará en el proceso de inscripción una ventana emergente con el texto: «Consulta. Art. 47 R.R.C. n.º........ fecha ..................».

Los supuestos a que se refiere este apartado son los que se corresponden con los siguientes modelos de asientos aprobados por la Resolución de 25 de enero de 2005, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre aprobación de la versión 2.0 del programa INFOREG y nuevos modelos de asientos para los Registros Civiles informatizados:

100. Inscripción principal de nacimiento. Inscripciones dentro de plazo en las que se haya introducido el dato del matrimonio de los padres, siempre que se active el campo de observaciones en los supuestos de:

1. Municipio distinto al de nacimiento (art. 16.2 L.R.C.).

4 y 5. Parto múltiple.

6. Circunstancias especiales del art. 19 L.R.C.

9 y 10. Inscripción de hijo de extranjero/s.

11. Anteposición de apellido materno.

12. Declaración no firmada por el declarante.

13. No identificación del declarante.

139. Nota de referencia al hecho inscrito que produce una alteración de la patria potestad.

119. Nota de referencia a la nacionalidad española de los padres con efecto extensivo.

160. Nota de referencia a la nacionalidad española del padre/madre del inscrito con efecto anterior a la fecha del nacimiento.

ANEXO II

Relación de asientos en que resulta obligatoria la previa Instrucción/Calificación del encargado del Registro Civil principal

1. Especial consideración del modelo 100. Inscripción principal de nacimiento.

En los supuestos en que no se cumplimente el campo del matrimonio de los padres, se mostrará una ventana emergente con el texto: «Instrucción/Calificación Art. 46 R.R.C. n.º........ fecha ..................».

Debe distinguirse entre los siguientes casos:

1.1 Supuestos de Instrucción del Registro Civil principal, previa consulta, sin necesidad, por lo general, de remisión del acta ni documentos complementarios. Quedan comprendidos los siguientes casos:

1.º Supuesto de madre soltera, con determinación legal de filiación del artículo 47 de la Ley del Registro Civil (por coincidir la declaración y parte facultativo) y sin filiación paterna.

2.º Supuesto de madre soltera, con determinación legal del artículo 47 de la Ley del Registro Civil, y determinación legal de filiación paterna por reconocimiento de progenitor mayor de edad y de nacionalidad española.

1.2 Supuestos en que procede previa Calificación del Encargado del Registro Civil principal, previa remisión, en su caso, del acta y documentos complementarios:

1.º Supuesto de nacimiento en lugar y tiempo no determinados (aunque presumiblemente dentro de plazo). Es preciso tramitar expediente registral por parte del Registro Civil principal, conforme al artículo 169 del Reglamento del Registro Civil.

2.º Supuesto de nacido de madre (soltera o casada) sin intervención de facultativo (cfr. art. 28 L.R.C.)

3.º Supuesto de nacido de madre desconocida.

4.º Supuesto de nacido de madre soltera, con determinación legal del artículo 47 de la Ley del Registro Civil y determinación legal de filiación paterna por reconocimiento de progenitor menor de edad (aprobación judicial).

5.º Supuesto de nacido de madre soltera y reconocimiento de filiación paterna, si ambos o uno de ellos es de nacionalidad extranjera.

6.º Supuesto de reconocimiento paterno en Cataluña, en inscripción fuera de plazo (el Código de Familia catalán requiere aprobación judicial).

7.º Supuesto de nacido de madre casada, que precisa actuaciones de comprobación o complementarias conforme al artículo 28 de la Ley del Registro Civil. Los supuestos son los regulados en los siguientes preceptos del Código civil:

Art. 116: actuaciones dirigidas a la prueba de que no rige la presunción de paternidad marital.

Art. 117: nacido dentro de los 180 días siguientes al matrimonio. Declaración auténtica en contrario por parte del marido.

Art. 118: consentimiento de ambos padres después de la separación de los mismos.

Art. 125: progenitores hermanos consanguíneos.

Art. 126: reconocimiento del nacido después de haber fallecido.

2. Inscripciones en las que la ventana emergente pedirá instrucción.

En los supuestos que se relacionan a continuación el aplicativo Inforeg mostrará en el proceso de inscripción una ventana emergente con el texto: «Instrucción. Art. 46 R.R.C. n.º........ fecha ..................».

Los supuestos a que se refiere este apartado son los que se corresponden con los siguientes modelos de asientos aprobados por la Resolución de 25 de enero de 2005, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre aprobación de la versión 2.0 del programa INFOREG y nuevos modelos de asientos para los Registros Civiles informatizados:

106. Inscripción de reconocimiento de filiación no matrimonial.

126. Inscripción de la notificación de la filiación materna no matrimonial.

127. Inscripción de la notificación personal del reconocimiento de filiación paterna realizado dentro de plazo.

128. Inscripción de la suspensión de la eficacia de la inscripción de paternidad.

129. Inscripción de la confirmación de la inscripción de la filiación paterna.

130. Inscripción de determinación de filiación no matrimonial en virtud de expediente registral. Artículo 49 de la ley del registro civil.

131. Inscripción de determinación de filiación en virtud de sentencia civil o penal.

132. Inscripción de impugnación de la filiación por resolución judicial.

147. Inscripción de la impugnación-reclamación de la filiación por resolución judicial.

182. Inscripción del convalidación de la inscripción de nacimiento.

101. Inscripción de cambio de nombre y apellidos por simple declaración.

102. Inscripción de cambio de nombre y apellidos en virtud de resolución.

141. Inscripción de la consignación del nombre de padre o madre a efectos identificadores.

142. Inscripción de cambio de nombre de padre o madre a efectos identificadores.

143. Inscripción de la supresión del nombre de padre o madre consignado a efectos consignadores.

144. Nota de constancia de nombre y/o apellidos usados habitualmente.

122. Inscripción de recuperación del ejercicio de la patria potestad.

136. Inscripción de la declaración judicial de fallecimiento.

137. Inscripción de la declaración judicial de ausencia.

138. Inscripción de la resolución que deja sin efecto la declaración de ausencia//fallecimiento.

110. Inscripción de pérdida de la nacionalidad española por expediente registral o sentencia judicial.

103. Inscripción de rectificación de error.

120. Inscripción para suprimir datos o circunstancias de un asiento registral.

151. Inscripción para integrar un asiento registral.

155. Inscripción de la rectificación judicial del sexo del inscrito.

203. Inscripción de rectificación de error.

205. Inscripción de la reconciliación de los cónyuges separados.

206. Inscripción de sentencia separación//divorcio.

220. Inscripción para suprimir datos o circunstancias no permitidas de un asiento registral.

251. Inscripción para integrar un siento registral.

303. Inscripción de rectificación de error.

320. Inscripción para suprimir datos o circunstancias no permitidas.

351. Inscripción para integrar un asiento registral.

3. Inscripciones en las que la ventana emergente pedirá calificación del encargado del registro civil principal.

En los supuestos que se relacionan a continuación el aplicativo INFOREG mostrará en el proceso de inscripción una ventana emergente con el texto: «calificación. Art. 46 R.R.C. n.º........ fecha ..................».

Los supuestos a que se refiere este apartado son los que se corresponden con los siguientes modelos de asientos aprobados por la resolución de 25 de enero de 2005, de la dirección general de los registros y del notariado, sobre aprobación de la versión 2.0 del programa INFOREG y nuevos modelos de asientos para los registros civiles informatizados:

134. Anotación del acogimiento y de las adopciones simples extranjeras.

150. Inscripción de filiación matrimonial con el consentimiento de ambos padres. Artículo 118 del código civil.

152. Inscripción de adopción por parte de dos personas (matrimonio o pareja de hecho).

153. Inscripción de adopción por parte de una sola persona: padre adoptante, y padre adoptante cónyuge o pareja de hecho de la madre por naturaleza.

156. Inscripción de la destrucción de la presunción de paternidad matrimonial por declaración auténtica del marido.

161. Inscripción de adopción por una sola persona: madre del adoptante, y madre adoptante cónyuge o pareja de hecho del padre por naturaleza.

135. Inscripción de cambio de apellidos del inscrito (mayor de edad) por cambio de los apellidos de un ascendiente.

145. Inscripción de cambio de nombre y apellidos conforme a la ley personal del inscrito.

146. Anotación de que el inscrito (nacional español) consta inscrito en un registro civil extranjero con otro nombre o apellidos.

116. Anotación de la desaparición de hecho.

121. Inscripción de privación//inhabilitación del ejercicio de la patria potestad.

123. Inscripción de la emancipación//habilitación de edad del menor.

124. Inscripción de la incapacitación judicial y de la declaración de prodigalidad.

125. Inscripción de extinción//modificación de la declaración de incapacidad y prodigalidad.

183. Indicación sobre nombramiento de cargo tutelar y otras medidas en relación a personas con discapacidad.

184. Inscripción de resolución judicial que afecta a la patria potestad (art. 180 del reglamento del registro civil).

111. Inscripción de la pérdida de la nacionalidad española por renuncia expresa.

112. Inscripción de adquisición de la vecindad civil.

113. Inscripción de recuperación de la nacionalidad española (con cambio de nombre/apellidos).

114. Inscripción de recuperación de la nacionalidad española (sin cambio de nombre/apellidos).

118. Inscripción de conservación de la vecindad civil.

133. Inscripción de opción a la nacionalidad española.

154. Inscripción de la nacionalidad española por opción con previa referencia a la adquisición de la misma por el padre//madre del inscrito.

157. Inscripción de conservación de la nacionalidad española.

158. Inscripción de la nacionalidad española por guatemalteco.

159. Inscripción de la nacionalidad española por matrimonio.

200. Inscripción principal de matrimonio. Siempre que en el campo del título: «se practica esta inscripción en virtud de....» Se active cualquiera de los supuestos estándar recogidos en la aplicación que no sean el uno, dos, tres y nueve¹.

¹ Matrimonio leyes 24, 25 y 26/92 de 5 de noviembre con expediente previo y sin expediente previo; Matrimonio peligro de muerte (y de los matrimonios celebrados en el extranjero o por dos extranjeros en España. Supuestos 2, 3 y 4 del art. 256 del Reglamento del Registro Civil); Comprobación por expediente, art. 257 del Reglamento del Registro Civil; Matrimonio por poder; Matrimonio en el extranjero (o de extranjeros en España conforme al art. 50 del Código Civil); Inscripción por transcripción; Régimen económico del matrimonio; Cambio de apellidos del esposo/a.

207. Indicación del régimen económico matrimonial.

210. Indicación de modificación del régimen económico matrimonial.

211. Inscripción pronunciamiento de firmeza en cuanto al fondo en supuesto de recurso.

233. Inscripción de sentencia extranjera de separación o divorcio. Exequatur.

300. Inscripción principal de defunción. Siempre que se active el campo de observaciones para constatar alguno de los cuatro supuestos recogidos en la aplicación².

² Matrimonio civil ante el juez; Matrimonio civil ante alcalde o concejal; Matrimonio canónico; Matrimonio con intérprete.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.