Legislación consolidada

Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears.

Comunidad Autónoma de las Illes Balears

«BOIB» núm. 152, de 28 de octubre de 2006

«BOE» núm. 285, de 29 de noviembre de 2006

Referencia: BOE-A-2006-20772

Texto consolidado

Última modificación: 09 de agosto de 2022

Norma derogada, con efectos de 20 de septiembre de 2022, por la disposición derogatoria única de la Ley 6/2022, de 5 de agosto. Ref. BOE-A-2022-15290

EL PRESIDENTE DE LAS ILLES BALEARS

Sea notorio a todos los ciudadanos que el Parlamento de las Illes Balears ha aprobado y yo, en nombre del Rey, y de acuerdo con lo que se establece en el artículo 27.2 del Estatuto de Autonomía, tengo a bien promulgar la siguiente Ley.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

I

A lo largo de la historia, las Illes Balears han sido punto de encuentro de muchas de las civilizaciones surgidas en el Mediterráneo. Todas nos dejaron testimonios de su paso o de su implantación en nuestras islas. También conocemos cómo se organizaron y se administraron; pero nos faltan los principales testigos de todo eso: los documentos escritos, los cuáles, por diversas circunstancias de la historia, se perdieron de manera irreversible. No es sino la incorporación en el mundo europeo occidental durante el siglo XIII lo que facilitó la aparición de unas instituciones propias en el denominado, justo después de su conquista por Jaime I, Reino de Mallorca, y la acumulación consiguiente de unos documentos generados por las administraciones del momento, los cuáles, con el paso del tiempo, se convirtieron en históricos y así han llegado hasta nosotros. Pero, a pesar de la acumulación de este patrimonio documental y la existencia de archivos de tipología diversa en nuestras islas, no hay todavía una legislación específica al respecto.

Esta ley regula dos aspectos fundamentales para la salvaguardia de la memoria histórica y de los documentos que, hoy, sirven a la administración y al ciudadano y, mañana, servirán para mantener esta memoria: el patrimonio documental y los archivos de las Illes Balears. Así, se pretende constituir una organización archivística que esté al servicio de las administraciones públicas y del ciudadano y que preserve con eficacia el legado archivístico isleño. También el propósito es identificar, conservar, inventariar y difundir el patrimonio documental de las Illes, siempre haciendo compatible, en cuanto a la documentación privada, el derecho de propiedad reconocido por la Constitución con las exigencias del interés general.

Desde el punto de vista jurídico, se parte de lo que prevén los artículos 46, 105.b) y 148.15 de la Constitución Española, desarrollados básicamente por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, y por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio histórico español, y también de lo que prevé el Estatuto de Autonomía de las Illes Balears en cuanto a las competencias exclusivas en materia de archivos, bibliotecas y museos que no sean de titularidad estatal, tal como recoge el artículo 10 en sus puntos 20 y 21, con respecto a las competencias en materia de patrimonio. En todo caso, se entiende sin perjuicio de aquello que dispone el artículo 149.1.28.ª de la Constitución. Estas previsiones se recogen en la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, y en el artículo 38 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

Esta ley nace con una clara intención descentralizadora. Así lo prescribe el artículo 39.6 del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears, que reconoce la facultad de los consejos insulares de asumir las funciones ejecutivas y de gestión en materia de patrimonio, desarrollado por la Ley 6/1994, de 13 de diciembre, de atribución de competencias a los consejos insulares, y por la Ley 8/2000, de 27 de octubre, de consejos insulares.

Finalmente, esta ley cumple lo que prescribe la disposición final primera de la Ley 12/1998 respecto al desarrollo de una legislación en materia de archivos.

II

La ley tiene cincuenta y nueve artículos, estructurados en seis títulos, seis disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

El título I describe los rasgos generales de la ley respecto de los objetivos que se pretende alcanzar. Es especialmente importante la aclaración de los conceptos que se utilizan a lo largo del texto, por ejemplo, documento, archivo, colección documental o gestión documental, entre otros.

III

El título II se refiere al patrimonio histórico de cariz archivístico y documental de las Illes Balears. Sustituye plenamente el título VIII de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, y hace referencia concreta a los documentos de cariz histórico recogidos en los centros de archivo tanto de dentro como de fuera de las Illes Balears y, especialmente y por su importancia, al Archivo de la Corona de Aragón, en referencia al cuál las Illes Balears tienen que ejercer sus derechos según la disposición adicional primera de la Ley Orgánica 2/1983, de 25 de febrero, del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears.

IV

El título III prevé el patrimonio documental de las Illes Balears en lo que concierne a las instituciones productoras. Entender qué es documento resulta fundamental, ya que los documentos, formen o no un archivo o un fondo homogéneo y se encuentren en el soporte que sea, constituyen la base del testimonio de las actividades de las instituciones y de la sociedad de cualquier comunidad. Así, el capítulo I define qué son documentos de titularidad pública y la responsabilidad de sus titulares en lo que concierne a la gestión en fase activa, a la evaluación y a la conservación permanente. El capítulo II delimita el documento de titularidad privada y la responsabilidad de los titulares de documentos o de archivos privados como integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, así como la obligación de las administraciones competentes para articular las ayudas adecuadas para facilitar su cumplimiento. El capítulo III prevé los depósitos de documentos, las condiciones en qué se harán y los centros de archivo que podrán ser receptores. El capítulo IV establece la normativa con respecto a la salida, la conservación y el expurgo de documentos, teniendo en cuenta las nuevas tecnologías como elementos que abren el abanico de posibilidades en lo que concierne a la conservación y la obtención de reproducciones.

V

El título IV es el otro punto fundamental de la ley. El capítulo I define el Sistema Archivístico de las Illes Balears, como conjunto de órganos de coordinación y de sistemas archivísticos con capacidad propia, y establece sus principios de actuación de acuerdo con la imprescindible coordinación y la utilización de un mismo sistema de gestión documental. Con esta intención el capítulo II prevé la constitución de la Junta Interinsular de Archivos y de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos como órganos de coordinación. El capítulo III define el Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears –en la sección 1.ª– y el resto de los sistemas –en las secciones de la 2.ª a la 6.ª–, sin perjuicio de otros que puedan incorporarse en el futuro. Especialmente importante es el contenido de la sección 3.ª referida a los subsistemas archivísticos de los consejos insulares como instrumentos de desarrollo de las competencias reconocidas a los consejos insulares en materia de archivos y documentos en su ámbito territorial y competencial. El capítulo IV trata de una cuestión tan importante como en ocasiones controvertida: el acceso a los documentos públicos.

VI

El título V se dedica al régimen de adquisición de bienes del patrimonio documental de las Illes Balears y trata de aspectos comunes con el resto de normativas sobre patrimonio, como el derecho de tanteo y de retracto o la expropiación por interés social.

VII

El título VI, y último, hace referencia al régimen de infracciones y sanciones. Establece tres categorías de faltas: muy graves, graves y leves; las sanciones atribuibles a cada categoría y el procedimiento administrativo que tienen que seguir los organismos con capacidad de incoación de expedientes sancionadores.

VIII

En las disposiciones adicionales se establecen la integración de oficio en el Sistema Archivístico de las Illes Balears de los archivos ya existentes previamente y, asimismo, la creación de los organismos administrativos en materia de archivos y patrimonio documental y la adaptación de aquéllos ya existentes. También se faculta al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares para desarrollar la ley en el marco de las facultades que los otorga.

Cabe destacar que la disposición adicional cuarta hace referencia al fomento de los archivos de carácter municipal ubicados en Menorca y el Ibiza, los cuales custodian documentación histórica equivalente a la de Mallorca, para garantizarle unas óptimas condiciones de conservación y de servicio.

La disposición adicional quinta hace referencia a los fondos documentales gráficos y multimedia de los archivos de imagen y sonido de las cuatro islas.

La disposición adicional sexta otorga un plazo de tres años para que se elabore el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears por parte de las administraciones competentes.

Las disposiciones transitorias hacen referencia a los plazos para la creación de órganos de coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y para la adaptación de los diferentes tipos de archivos y colecciones a las previsiones de esta ley.

TÍTULO I

De las disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y principios de actuación.

1. Constituyen el objeto de esta ley:

a) El establecimiento de los criterios necesarios para la planificación, la creación, la organización, el funcionamiento y la coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y de sus subsistemas archivísticos, que estará presidido por los principios de coordinación y de colaboración entre las administraciones públicas.

b) El impulso de la gestión y la garantía de la preservación del patrimonio documental de las Illes Balears, público y privado, de acuerdo con sus valores, para el servicio de los intereses generales.

c) El establecimiento, respecto del patrimonio documental, de los derechos y los deberes de quienes son titulares y de la ciudadanía.

2. Todas las administraciones públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley.

3. Las administraciones públicas tienen que promover y garantizar que el tratamiento de la documentación y, por lo tanto, la gestión documental, la preservación y la difusión de los documentos, cumplan la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y las usuarias.

4. Las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las nuevas tecnologías en el tratamiento de los archivos y documentos, como instrumentos para mejorar su gestión, conservación, servicio y difusión.

Artículo 2. Definiciones.

A efectos de esta ley se entiende por:

a) Documento: Cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, incluidos los mecanismos magnéticos e informáticos. Quedan excluidos los ejemplares no originales de ediciones, como las obras de creación y de investigación editadas, o los que sean considerados exclusivamente patrimonio bibliográfico.

b) Documentación en fase activa: aquélla que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.

c) Documentación en fase semiactiva: Aquélla que, una vez concluida la tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual por la unidad que la ha generado en su actividad.

d) Documentación inactiva o histórica: Aquélla que, una vez concluida la vigencia administrativa, posee valores primordialmente de carácter informativo o cultural.

e) Fondo documental o archivo: Conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia, y que son puestos al servicio del mismo productor, de la información y de la investigación.

f) Colección documental: Conjunto artificial de documentos, de igual o diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.

g) Archivo o centro de archivo: Institución donde se reúnen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones según el enunciado del apartado a) de este artículo, para el servicio de las instituciones productoras, la información a la ciudadanía, la investigación y la cultura.

h) Gestión documental: Conjunto de operaciones y técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la valoración de los documentos, que se destinan a la planificación, al control, al uso, a la conservación y a la eliminación o a la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una eficaz y rentable gestión.

i) Evaluación: Análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada documento que determina los plazos de transferencia, el acceso y la conservación o la eliminación, total o parcial.

j) Sistema archivístico: Conjunto de órganos y normas de las administraciones públicas y de subsistemas archivísticos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación.

k) Subsistema archivístico: Conjunto de órganos, normas y centros de archivo que participan en la dirección, el seguimiento, la coordinación y la inspección de los programas para la conservación, la descripción y la difusión del patrimonio documental.

l) Patrimonio documental: Todos los documentos, reunidos o no en archivos, que de acuerdo con lo que dispone dicha ley se considera que forman parte de él.

Artículo 3. Ámbito de aplicación.

1. Esta ley es de aplicación a los archivos cuya titularidad corresponde a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, a las administraciones de los consejos insulares y a las de los ayuntamientos, y a otros entes locales radicados en la comunidad autónoma de las Illes Balears.

2. En lo que concierne a los archivos de titularidad estatal, cuya gestión está encomendada a la comunidad autónoma de las Illes Balears, esta ley es aplicable a todo aquello que le permita la normativa que le es propia.

3. Esta ley también es de aplicación a los documentos y archivos de titularidad pública de las Illes Balears, y a los documentos y archivos privados que integran o puedan integrar el patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 4. El censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

1. El censo de archivos y documentos de las Illes Balears es el documento que incluye para cada centro de archivo, fondo documental o colección los datos relativos a la situación física, a la composición, a la evaluación, a la organización, a la descripción, al estado de conservación y a las condiciones de seguridad.

2. Cada consejo insular confeccionará el censo correspondiente a su ámbito territorial.

3. Todas las instituciones, personas físicas y jurídicas que sean propietarias, poseedoras o responsables de la custodia y la conservación de centros de archivo, fondos documentales o colecciones documentales a que se refiere esta ley, están obligadas a cooperar y a facilitar los datos correspondientes para la confección y la actualización del censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

TÍTULO II

Del patrimonio documental de las Illes Balears

Artículo 5. Concepto.

Integran el patrimonio documental de las Illes Balears los archivos y documentos tanto de titularidad pública como privada, y también los que, producidos actualmente, son de relieve para el conocimiento de la evolución histórica de las Illes.

Artículo 6. Bienes que lo integran.

En cualquier caso, y sin perjuicio de la legislación estatal que pueda serles aplicada, se consideran integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos y documentos recogidos o que formen parte de:

a) Los fondos propios y los referidos a las Illes Balears que actualmente se encuentran integrados en el Archivo de la Corona de Aragón. Muy especialmente, se consideran incluidos los volúmenes que haya en la sección de los códices; los documentos recogidos en los archivos de la Real Cancillería, en el Consejo Supremo de Aragón, y los emitidos por la institución del Maestre Racional, además de los que puedan identificarse en el futuro en cualquier otra sección.

b) Los fondos recogidos por el Archivo del Reino de Mallorca, el Archivo histórico provincial de Maó, el Archivo general del Consejo de Mallorca, el Archivo municipal de Ciutadella y el Archivo histórico de Eivissa.

c) Los archivos y documentos de titularidad privada radicados en el territorio de las Illes Balears, de una antigüedad superior a los cien años, producidos, recibidos o conservados por cualquier persona física o jurídica, pública o privada.

d) Los documentos de una antigüedad superior a los cuarenta años, producidos, recibidos o conservados por asociaciones políticas o sindicales radicadas en el territorio de las Illes Balears.

e) Los documentos de una antigüedad superior a los cuarenta años, producidos, recibidos o conservados por las fundaciones, así como también por cualquier asociación de carácter privado establecida en las Illes Balears.

f) Los documentos radicados en el territorio de las Illes Balears de una antigüedad superior a los cuarenta años, producidos, recibidos o conservados por la Iglesia Católica o sus congregaciones, órdenes o institutos de vida consagrada; así como por las demás confesiones radicadas en las Illes Balears.

g) Los documentos de titularidad pública o privada que, de acuerdo con esta ley o sus disposiciones de desarrollo, o con la Ley de patrimonio histórico, adquieran en lo sucesivo la condición de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 7. Régimen jurídico.

1. Los archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears se rigen, en lo que concierne a las categorías de protección del patrimonio y a sus procedimientos de declaración, por la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears.

2. En cuanto al resto de aspectos de su régimen jurídico, se rigen por las disposiciones contenidas en esta ley y sus disposiciones de desarrollo, sin perjuicio de la normativa estatal o, en su caso, canónica que se les pueda aplicar, como también por los títulos preliminar y primero de la Ley de patrimonio histórico en aquello que no se oponga a esta ley.

Artículo 8. Promoción.

De acuerdo con lo que dispone la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, el Gobierno de las Illes Balears tiene que promover, en coordinación y colaboración con las otras administraciones públicas, el retorno a las Illes de los bienes que integran el patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran fuera de su territorio, respetando el patrimonio compartido con el Estado y con otras comunidades autónomas.

Artículo 9. Archivo de la Corona de Aragón.

1. Lo que dispone este título se entiende sin perjuicio de la constitución del Patronato del Archivo de la Corona de Aragón y de la participación en su seno de la comunidad autónoma de las Illes Balears, en los términos que prevé el Estatuto de Autonomía.

2. Los poderes públicos de las Illes Balears emprenderán las acciones necesarias para hacer efectiva la constitución del Patronato del Archivo de la Corona de Aragón, sin perjuicio de las actuaciones que puedan realizarse para salvaguardar el patrimonio documental de las Illes Balears en el caso de que se desistiera de constituir el citado patronato o institución similar.

TÍTULO III

De los documentos que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears

CAPÍTULO I

De los documentos de titularidad pública

Artículo 10. Definición.

1. De acuerdo con el artículo 6 apartado g) de esta ley, son documentos de titularidad pública los que producen, reciben o conservan, en el ejercicio de sus funciones:

a) El Gobierno y la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

b) El Parlamento de las Illes Balears.

c) Los consejos insulares.

d) Las entidades locales.

e) La Sindicatura de Agravios, la Sindicatura de Cuentas, el Consejo Económico y Social y el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Illes Balears no dependientes de su administración.

f) La Universidad de las Illes Balears.

g) Cualquier organismo o institución de carácter público radicado en las Illes Balears y desaparecido antes de la constitución de la comunidad de las Illes Balears, a pesar de que se encuentren en poder de particulares.

h) Las empresas públicas, los consorcios y las fundaciones del sector público de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

i) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que se refiere a estas concesiones.

j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones.

2. También forman parte de esta documentación, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los documentos generados y reunidos por las instituciones radicadas en las Illes Balears siguientes:

a) Los órganos de la Administración periférica del Estado.

b) Los órganos de la Administración de justicia.

c) Las notarías y los registros públicos.

d) Las instituciones científicas y culturales y las corporaciones de derecho público con domicilio en las Illes Balears.

e) Los órganos de la Unión Europea radicados en las Illes Balears, sin perjuicio de la normativa europea que les sea aplicable.

f) Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes.

3. Se consideran incluidos en la enumeración del apartado 1 los documentos generados o recibidos por razón de sus cargos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas.

Artículo 11. Responsabilidades de los titulares de documentos públicos.

1. Cada una de las administraciones competentes en materia de archivos y/o las entidades titulares de documentos públicos han de poner en práctica un único sistema de gestión documental. La Junta Interinsular de Archivos fijará en todo caso los criterios y los mecanismos de homogeneización en la gestión documental de los archivos de las Illes Balears.

2. Los centros de archivo de titularidad pública dispondrán de personal suficiente y con la calificación adecuada para cumplir con los objetivos de esta ley.

3. Con independencia de las técnicas o los soportes utilizados, todos los documentos públicos tienen que tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, también la conservación y, si es procedente, la confidencialidad.

4. Las administraciones públicas y las entidades titulares de documentos públicos, y específicamente los órganos responsables de custodiarlos, tienen que hacer posible el acceso a estos documentos y tienen que entregar una copia o un certificado de ellos a las personas que en cada caso tengan derecho, de acuerdo con lo que dispone el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. En cualquier caso, hay que garantizar el derecho a la reserva de los datos protegidos por la ley.

Artículo 12. Gestión de los documentos públicos.

La organización, la evaluación, la conservación y el acceso a los documentos públicos son responsabilidad directa de sus titulares, según lo que prevé esta ley. En el caso de que las administraciones o las entidades titulares de documentos públicos contraten tareas relativas a estas funciones con empresas privadas, se han de reservar la definición del sistema de gestión documental, la dirección y la supervisión de la actividad contratada. En todo caso, hay que ajustarse a lo que dispone el artículo 11.1 de esta ley y la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Artículo 13. Evaluación de los documentos públicos.

1. Una vez concluidas las fases activa y semiactiva, se ha de aplicar a todos los documentos públicos la normativa de evaluación prevista en la gestión documental aplicada por el respectivo subsistema archivístico para los diferentes tipos documentales.

2. Ningún documento público puede ser eliminado fuera de la mencionada normativa.

Artículo 14. Traspaso de funciones entre administraciones y cargos públicos.

1. En caso de supresión o traspaso de un ente u organismo público, sus documentos han de incorporarse al archivo de la administración pública que asuma sus funciones. Si no hay ninguna administración que las asuma, los documentos han de incorporarse a un archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos han de pasar al archivo que determine el servicio de archivos de cada consejo insular o, cuando se trata de un archivo de carácter interinsular, a la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la comisión técnica correspondiente.

2. Los documentos producidos o recibidos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas que, al cesar éstos en sus funciones, no estén en el archivo correspondiente, se han de entregar a quien les suceda en el cargo o se han de ingresar en el archivo de la administración pertinente.

3. Como norma general, los archivos de los organismos públicos suprimidos o traspasados no pueden dividirse. Si sus funciones se separan en diferentes entidades, la Comisión Interinsular de Archivos elaborará un informe sobre la necesidad de traspaso de documentación, sobre cuál debe aplicarse y cómo debe hacerse.

Artículo 15. Privatización de entidades públicas.

Cuando un organismo público o un ente que dependa de éste pasa a ser de naturaleza privada o pierde la dependencia pública, la documentación anterior al cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pública. La mencionada documentación, si es de conservación permanente, se ha de transferir al archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo o el ente o al que determine la Junta Interinsular de Archivos, previo informe de la comisión técnica insular de archivos correspondiente, o en el caso de archivos de ámbito pluriinsular, de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, en su caso. Excepcionalmente, la administración titular puede acordar que la documentación continúe siendo custodiada por el organismo o ente que haya sido objeto de privatización.

Artículo 16. Indisponibilidad.

1. Los documentos de titularidad pública son inalienables, inembargables, y los derechos de quienes son sus titulares no prescriben.

2. Cuando los titulares de documentos públicos tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros de forma ilegal o ilegítima tienen que adoptar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.

CAPÍTULO II

De los documentos de titularidad privada

Artículo 17. Definición.

1. A efectos de esta ley, son documentos privados de titularidad privada todos aquéllos que, reunidos o no en archivos, pertenecen a las personas físicas o jurídicas de derecho privado que ejercen sus funciones básicas y principales en las Illes Balears y/o se encuentran en su ámbito territorial.

2. Han de considerarse documentos privados de carácter histórico todos aquéllos que, incluidos en el apartado anterior, la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, declara como patrimonio documental en los artículos 78 y 79.

3. A tal efecto, tienen que considerarse archivos privados históricos aquéllos que, de acuerdo con el apartado anterior, estén formados por documentación básicamente histórica.

Artículo 18. Responsabilidades de los titulares de documentos privados integrantes del patrimonio documental.

1. Los titulares de documentos o de archivos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por esta ley, las obligaciones siguientes:

a) Comunicar su existencia al consejo insular que corresponda o, si procede, a la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.

b) Mantenerlos en unas condiciones de instalación y descripción adecuadas.

c) Entregar una copia del inventario al servicio correspondiente de la administración del consejo insular que corresponda o, en su caso, de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

d) Conservar los archivos y documentos íntegramente, no desmembrarlos ni disgregarlos, excepto en los supuestos en que por reglamento pueda establecerse; en cualquier caso, por resolución de la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, de la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

e) Permitir, previa solicitud razonada, el acceso a la consulta de las personas que acrediten la condición de investigadoras. Con el fin de dar cumplimiento a esta obligación, los titulares de los documentos tienen derecho a depositarlos sin coste en un archivo público del Sistema Archivístico de las Illes Balears, tal como dispone el artículo 52.4 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de patrimonio histórico español.

f) Comunicar previamente al servicio correspondiente del consejo insular que corresponda o, en su caso, al de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos, así como en su localización física.

g) Procurar su inclusión en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears y en el de la isla que corresponda.

2. Las administraciones públicas establecerán medidas compensatorias a los titulares de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental, en función del análisis individualizado con respecto a los apartados del punto anterior. En todo caso, se garantizará la prestación de asistencia técnica en las cuestiones relativa a la instalación, la conservación y la descripción de los documentos por parte de la administración competente.

CAPÍTULO III

Del depósito del patrimonio documental

Artículo 19. Depósitos documentales.

1. Con la intención de preservar y conservar en las mejores condiciones el patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, de acuerdo con la capacidad de custodia que tengan, pueden recibir aquellos depósitos de bienes documentales que las administraciones competentes dispongan, mediante la resolución administrativa correspondiente.

2. Respecto de los bienes mencionados en el punto anterior, los archivos receptores tienen que ser seleccionados teniendo en cuenta los factores de conservación, seguridad y capacidad de difusión, sin perjuicio de la aplicación de otros criterios derivados de la gestión, la organización y la descripción documentales.

3. Estos depósitos supondrán la revisión del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

4. En caso de clausura de un centro de los que integran alguno de los subsistemas del Sistema Archivístico de las Illes Balears, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá decidir que los fondos del centro clausurado sean depositados en otro archivo, cuya naturaleza tiene que ser adecuada para el depósito de los bienes del centro clausurado.

Artículo 20. Depósito de documentos privados en archivos públicos.

1. Las personas propietarias de documentos privados que formen parte del patrimonio documental de las Illes Balears podrán depositarlos en un archivo público. Si en el acuerdo de depósito no consta nada en contra, el archivo receptor queda autorizado a:

a) Aplicar las técnicas archivísticas que correspondan, según el sistema de gestión documental.

b) Facilitar la difusión de los documentos con finalidades culturales.

c) Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentación pública.

2. Las administraciones públicas pueden establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, especialmente si el titular del fondo rescinde el depósito.

3. En caso de incumplimiento manifiesto de las obligaciones establecidas en el artículo 18, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá acordar el ingreso temporal de documentos privados en un centro de archivo público, con el fin de garantizar la preservación de sus valores y de asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos, el archivo público puede hacer, sin necesidad de autorización de la persona titular del fondo, las actuaciones establecidas en el apartado 1.

CAPÍTULO IV

De la salida, la conservación y el expurgo del patrimonio documental

Artículo 21. Movilidad de los fondos.

1. El traslado, la salida o la cesión, por cualquier motivo, de fondos o documentos que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears ha de ser autorizado previamente por los organismos competentes de las administraciones en materia de archivos.

2. El traslado, la salida o la cesión de documentos de propiedad privada depositados en archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears ha de tener en cuenta las condiciones particulares estipuladas para el depósito o convenidas con la propiedad en el convenio suscrito entre la propiedad y la administración. En el caso de que no se hayan pactado dichas condiciones, se ha de aplicar lo prescrito en el apartado anterior.

3. En el caso de los archivos públicos, la dirección o las personas responsables informarán a los organismos competentes de manera razonada sobre la conveniencia o no de los traslados, las salidas o las cesiones, de acuerdo con los criterios técnicos o legales que puedan afectar a los documentos propuestos.

Artículo 22. Digitalización y microfilmación.

Las administraciones públicas y las instituciones han de promover, dentro del respectivo marco de actuaciones, programas para la digitalización y/o microfilmación del patrimonio documental de las Illes Balears, o cualquiera otra futura técnica con capacidad demostrada para la conservación y la difusión del patrimonio en óptimas condiciones.

Artículo 23. Expurgo de documentos.

1. En el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears se ha de hacer constar claramente, en cada caso, aquella documentación que forma parte del patrimonio documental y que, por lo tanto, no puede ser objeto de expurgo. Esta declaración podrá hacerse de forma genérica para partes homogéneas del fondo.

2. Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears pueden hacer expurgos de fondo según los criterios técnicos del órgano responsable de la evaluación documental de su subsistema archivístico, siguiendo las líneas generales acordadas en la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, sin que este hecho afecte al patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 24. Restauración de documentos.

1. Se ha de presentar a la Comisión Técnica Interinsular de Archivos una memoria anual de los documentos restaurados.

2. En todo caso, la restauración de los fondos a que se refiere el apartado anterior ha de ser siempre realizada por profesionales con titulación y experiencia acreditadas bajo la tutela de la dirección o de la persona responsable técnica del archivo o del subsistema archivístico que corresponda.

3. Las administraciones competentes han de promover la creación y el mantenimiento de talleres de restauración en los archivos punteros de los subsistemas respectivos.

4. La restauración de la documentación que forma parte del patrimonio documental de las Illes Balears deberá comunicarse al consejo insular correspondiente. Los consejos insulares deberán remitir anualmente a la Comisión Técnica Interinsular de Archivos una memoria de los documentos restaurados en sus respectivos ámbitos territoriales.

Artículo 25. Reproducciones.

1. La realización de copias y reproducciones, por cualquier procedimiento, de los documentos de un archivo integrado en el Sistema Archivístico de las Illes Balears se ha de llevar a cabo teniendo en cuenta las finalidades y las disposiciones siguientes:

a) Servir a los intereses de la ciudadanía.

b) Facilitar la investigación científica.

c) Promover la difusión de estos archivos y de los bienes que se conservan.

d) Salvaguardar los derechos de propiedad intelectual de los autores del material copiado o reproducido.

e) Garantizar la conservación de los documentos.

f) No interferir en la actividad normal del archivo.

2. La administración competente ha de establecer las condiciones para autorizar la copia o reproducción por cualquier procedimiento de los documentos custodiados en los centros mencionados.

TÍTULO IV

Del sistema archivístico de las Illes Balears

CAPÍTULO I

De la definición y la estructura del Sistema Archivístico de las Illes Balears

Artículo 26. Definición.

1. El Sistema Archivístico de las Illes Balears es el conjunto de órganos de las administraciones públicas, de normas y de subsistemas autónomos, relacionados entre sí por órganos de coordinación, que garantiza: la identificación, la gestión, la conservación, la protección, el acceso y la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears.

2. El Sistema Archivístico de las Illes Balears prevé la descentralización, dada la particularidad de los territorios insulares, la coordinación y la cooperación entre los subsistemas archivísticos para garantizar el mantenimiento de criterios homogéneos de actuación.

3. En cada territorio insular, el respectivo consejo insular será el encargado de la planificación y la coordinación de los archivos de su competencia.

Artículo 27. Principios de actuación.

1. La acción de las administraciones públicas en lo que concierne a los archivos y al Sistema Archivístico de las Illes Balears se ha de regir por los principios siguientes:

a) Fomentar la máxima coordinación de todos los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, para alcanzar los objetivos de esta ley.

b) Tener una atención especial en garantizar, con respecto a los archivos y documentos, los derechos y deberes de las personas que son sus titulares, y también los de la ciudadanía.

c) Promover y estimular acciones que sirvan para conocer y divulgar los archivos y documentos de las Illes Balears.

d) Impulsar la cooperación con las administraciones locales y entre ellas mismas, para favorecer en su ámbito los objetivos de esta ley.

e) Fomentar la implicación de los archivos en la vida cultural de su ámbito territorial.

f) Favorecer la actividad de las asociaciones, fundaciones y otras entidades que tengan por objetivo dar apoyo a los archivos.

2. La gestión de los archivos incluidos en esta ley puede contar con la colaboración de instituciones de investigación o de entidades que, por sus actividades o finalidades, guarden relación con estos centros.

Artículo 28. El tratamiento archivístico de la documentación.

Los archivos que se integren en el Sistema Archivístico de las Illes Balears aplicarán las mismas normas de descripción, excepto en los casos en que ello no fuera técnicamente posible; y los archivos de cada subsistema aplicarán la misma gestión documental, según lo que se prevé en esta ley. De cualquier modo, se han de cumplir los principios básicos siguientes:

a) Se ha de respetar el principio de procedencia y el orden originario de los documentos.

b) Los documentos tienen que estar clasificados, ordenados y descritos mediante los instrumentos de control y de información adecuados. Cada fondo tiene que contar con un cuadro de clasificación de la documentación.

Artículo 29. Estructura.

Forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears:

a) La Junta Interinsular de Archivos.

b) La Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

c) El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

d) El Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears.

e) El Subsistema Archivístico del Consejo Consultivo de las Illes Balears.

f) Los subsistemas archivísticos respectivos de cada uno de los consejos insulares.

g) Los subsistemas archivísticos de cada una de las entidades locales de las Illes Balears.

h) El Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears.

i) Los subsistemas archivísticos públicos que puedan constituirse al amparo de esta ley.

j) Todos los archivos privados que soliciten y obtengan la integración en el subsistema correspondiente, suscribiendo un convenio administrativo por el cual se comprometan a asumir las obligaciones que se deriven de la participación.

CAPÍTULO II

De los órganos de coordinación

Artículo 30. La Junta Interinsular de Archivos.

1. Se crea la Junta Interinsular de Archivos como órgano competente para resolver las materias referidas en esta ley, y también, para la coordinación entre los subsistemas que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears.

2. La Junta Interinsular de Archivos estará integrada por los miembros siguientes:

a) El presidente o la presidenta, que será el consejero o la consejera competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.

b) Los o las vocales, en número de siete, serán los consejeros o las consejeras insulares competentes en materia de cultura, que ostentarán anualmente y de forma rotatoria la vicepresidencia, que será indelegable en otra persona que no sea consejero o consejera; dos, nombrados por el consejero o la consejera competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, y un o una representante por cada una de las federaciones de municipios de las Illes Balears.

c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, que nombrará el consejero o la consejera competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.

3. Las funciones de la Junta Interinsular de Archivos son:

a) Aprobar las líneas generales respecto de la gestión documental que ha de regir en los subsistemas integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, a propuesta de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares.

b) Resolver sobre los archivos de los organismos suprimidos, con funciones traspasadas a otro o privatizados, a propuesta de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares.

c) Resolver sobre el depósito de documentos o de archivos privados depositados en centros de archivo público según lo que se prevé en esta ley, previo informe de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares.

d) Resolver sobre todas las cuestiones en materia de archivos o documentos elevados por la Comisión Técnica Interinsular de Archivos o de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares.

4. La Junta Interinsular de Archivos ha de reunirse, como mínimo, una vez al año y cuando lo solicite una de las instituciones representadas o lo determine el presidente o la presidenta. A las reuniones podrán asistir asesores o asesoras, que tendrán voz, pero no voto.

5. Serán órganos consultivos de la Junta Interinsular de Archivos los organismos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, así como las asociaciones profesionales de archivistas de las Illes Balears.

6. La Junta Interinsular de Archivos ha de elaborar y aprobar su reglamento de organización y funcionamiento.

Artículo 31. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

1. Se crea la Comisión Técnica Interinsular de Archivos como un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.

2. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos estará integrada por los miembros siguientes:

a) El presidente o la presidenta, que será el director o la directora general competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.

b) Los o las vocales, personas técnicas en la materia, serán: dos vocales designados o designadas por cada uno de los consejos insulares, dos vocales designados o designadas por la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, un o una vocal designado o designada por la Universidad de las Illes Balears, y un o una vocal designado o designada por la Asociación de Bibliotecarios, Archivistas y Documentalistas de las Illes Baleares.

c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, debe ser un funcionario o una funcionaria de la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.

3. La Comisión Interinsular de Archivos tiene como función asesorar a la Junta Interinsular de Archivos en sus tareas de coordinación, redactar los informes que le sean encomendados a fin de homogeneizar los criterios técnicos de gestión documental y elaborar las tablas de evaluación según lo establecido en esta ley.

4. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos ha de responsabilizarse de las funciones que a continuación se describen, para acordar las líneas generales de la gestión documental de los subsistemas integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, bajo los siguientes criterios técnicos:

a) El acceso a la documentación.

b) La evaluación de la documentación.

c) La regulación en materia de archivos y documentos

d) La coordinación archivística.

e) Cualquier otra función que le encomiende la Junta Interinsular de Archivos.

CAPÍTULO III

De los subsistemas archivísticos

Sección 1.ª Del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears

Artículo 32. Definición.

El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears debe ser el conjunto de órganos, archivos y documentos que se vinculen a él.

Artículo 33. Estructura.

El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears ha de estar constituido por:

a) Los órganos y las unidades administrativas coordinadores en materia de archivos y patrimonio documental de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, adscritos a la consejería competente en materia de cultura.

b) El Archivo del Reino de Mallorca, sin perjuicio de la legislación estatal que le afecta.

c) El Archivo Histórico de Maó, sin perjuicio de la legislación estatal que le afecta.

d) El Archivo de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

e) Los archivos centrales de las consejerías.

f) Los archivos de los organismos autónomos y de las empresas públicas con vinculación (o adscritas) a las consejerías del Gobierno de las Illes Balears.

g) Los archivos y documentos de titularidad privada que, por su naturaleza o ámbito de actuación pluriinsular, sean de interés cultural notable y suscriban un convenio de carácter administrativo con el Gobierno de las Illes Balears por el cual se comprometan a asumir las obligaciones que se deriven de la participación en el Subsistema Archivístico del Gobierno de las Illes Balears.

Artículo 34. El Archivo del Reino de Mallorca.

Sin perjuicio de la legislación que como centro de titularidad estatal le es aplicable, es la institución emblemática del Subsistema de Archivos de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, encargada de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de las Illes Balears y toda la documentación, publica o privada, que se considere de cariz histórico y que, por esta ley, le corresponda. Sus funciones son:

a) Recoger, conservar, servir y divulgar aquella documentación que por ley estatal le corresponda.

b) Ejercer, de manera coordinada con el servicio o departamento correspondiente de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y con el departamento de cultura del Gobierno de las Illes Balears, aquellas funciones que sirvan al impulso, al fomento, a la protección y a la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears.

c) Ejercer las funciones de depósito final para aquella documentación generada por los órganos del Gobierno de las Illes Balears que, por su especial valor histórico, sea de utilidad para la investigación, según se determine de manera reglamentaria.

d) Recoger, conservar, servir y divulgar aquella documentación que ingrese, mediante convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.

Artículo 35. El Archivo Histórico de Maó.

Sin perjuicio de la legislación que como centro de titularidad estatal le es aplicable, el Archivo Histórico de Maó es responsable de recoger, conservar, organizar, describir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de Menorca. Además, se encarga de:

a) Recoger, conservar, servir y divulgar los fondos de los organismos del Estado radicados en Menorca que por ley estatal le correspondan.

b) Recoger, conservar, servir y divulgar los protocolos notariales con más de cien años de antigüedad radicados en la isla.

c) Recoger, conservar, servir y divulgar los fondos de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears y los de las empresas públicas con sede en Menorca.

d) Recoger, conservar, servir y divulgar aquella documentación que ingrese, mediante convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.

Artículo 36. El Archivo General del Gobierno de las Illes Balears.

Se crea el Archivo General del Gobierno de las Illes Balears, adscrito a la consejería competente en materia de cultura. Su funcionamiento ha de determinarse por vía reglamentaria bajo los siguientes principios:

1. Ser el centro de vanguardia de la Administración del Gobierno de las Illes Balears, responsable de recoger, conservar y servir la documentación generada por los órganos descritos en los apartados e) y f) del artículo 33 de esta ley.

2. Tener el carácter de archivo intermedio y conservar la documentación transferida durante un periodo de treinta años.

3. Elaborar los informes de evaluación con vistas a la conservación permanente o no de la documentación custodiada, de acuerdo con la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

4. Ejercer, como centro vanguardista del sistema y de manera coordinada con el servicio o departamento correspondiente de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y con el departamento de cultura del Gobierno de las Illes Balears, aquellas funciones que sirvan al impulso, al fomento, a la protección y a la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears.

5. Ejercer las funciones de depósito final para aquella documentación generada por los órganos del Gobierno de las Illes Balears que, por su especial valor histórico, sea de utilidad para la investigación, según se determine de manera reglamentaria.

6. Recoger, conservar, servir y divulgar aquella documentación que ingrese, mediante convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.

Artículo 37. Los archivos centrales de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears.

Se crean los archivos centrales, a cada una de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears, con las funciones siguientes:

a) Coordinar y controlar el funcionamiento de los diferentes archivos de gestión que puedan crearse en las consejerías del Gobierno de las Illes Balears y recoger y organizar los documentos que éstos transfieran una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no sea constante.

b) Los archivos centrales son los responsables de la evaluación y, en su caso, de la eliminación de aquella documentación que no sea de conservación permanente, y de la transferencia al Archivo General del Gobierno de las Illes Balears, de acuerdo con las tablas aprobadas por la Junta Interinsular de Archivos.

c) Al frente de cada archivo central ha de haber un archivero o una archivera que pertenezca al cuerpo facultativo correspondiente de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

Artículo 38. La coordinación entre centros.

Los archivos que pertenecen al Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears han de actuar de manera coordinada en lo que concierne a la evaluación, la transferencia y la eliminación de documentos, así como en la consulta por parte de los organismos productores o de los interesados, de acuerdo con lo que prevé al respecto la legislación vigente.

Sección 2.ª Del Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears

Artículo 39. Archivos que integran el subsistema.

1. Además de los órganos de gestión que puedan crearse, el Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears ha de estar constituido por el Archivo General del Parlamento de las Illes Balears que actuará como depósito final de la documentación generada por:

a) El Pleno, la Mesa, las comisiones y la Diputación Permanente del Parlamento de las Illes Balears.

b) Las comisiones extraordinarias que puedan crearse.

c) Los grupos parlamentarios.

d) Los servicios administrativos.

e) La Sindicatura de Agravios.

f) La Sindicatura de Cuentas.

2. El Parlamento de las Illes Balears ha de dotar su subsistema archivístico con una normativa propia.

Sección 3.ª Del Subsistema Archivístico del Consejo Consultivo de las Illes Balears

Artículo 40. Archivos que integran el subsistema.

El Archivo General del Consejo Consultivo comprende los documentos generados por la Secretaría y por los órganos administrativos en el decurso de las funciones que le encomienda el artículo 13 del Decreto 24/2003, de 28 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento orgánico del Consejo Consultivo de las Illes Balears.

Sección 4.ª De los subsistemas archivísticos de los consejos insulares

Artículo 41. Definición.

Los subsistemas archivísticos de los consejos insulares han de ser, en cada una de estas instituciones, el conjunto de órganos y normas, de archivos y de documentos que se vinculan a ellos, con la finalidad de crear la infraestructura necesaria para garantizar la conservación, la instalación adecuada, la descripción, el servicio y la difusión social de los archivos bajo la competencia de los consejos, para asegurar el acceso de la ciudadanía y de los investigadores o de las investigadoras, de acuerdo con los objetivos de esta ley.

Artículo 42. Estructura.

Cada consejo insular establecerá la estructura de su subsistema archivístico, que determinará por vía reglamentaría. Asimismo, como administración competente en materia de archivos y patrimonio documental y por las atribuciones que tiene transferidas, tendrá la facultad de reglamentar, organizar y coordinar los subsistemas insulares de los archivos de su competencia, de acuerdo con los principios siguientes:

a) Adaptación de la normativa al contenido de los títulos I, II y III de esta ley.

b) Cada consejo creará su comisión técnica insular de archivos, que se describe en el artículo siguiente.

c) Cada consejo dispondrá de un servicio de archivos o unidad administrativa equivalente para la planificación, gestión y supervisión del subsistema archivístico y de todos los aspectos relacionados con la asistencia técnica a los archivos y con la formación profesional de sus responsables.

d) Los archivos generales de los consejos serán los centros de vanguardia del subsistema archivístico de cada isla y tendrán ámbito insular y carácter administrativo e histórico. Serán los centros de archivo competentes para recoger la documentación producida por las diferentes instituciones, entidades y personas públicas y privadas de su ámbito territorial que, en virtud de las competencias que tienen atribuidas, les correspondan, y de las otras que se incorporen.

e) Los consejos, mediante el servicio de archivos, coordinarán y asesorarán los archivos de los demás subsistemas pertenecientes a su ámbito competencial en todo lo referente a la aplicación de los sistemas de gestión o a la aplicación de los criterios técnicos, de acuerdo con las bases establecidas, y velarán por su cumplimiento.

f) Ha de haber una coordinación entre el subsistema archivístico de cada uno de los consejos insulares y el resto de subsistemas archivísticos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes, de acuerdo con los criterios que establecen los artículos 27 y 28 de esta ley.

g) El servicio de archivos de cada consejo insular coordinará la red de archivos de cada isla, en su caso.

Artículo 43. Las comisiones técnicas insulares de archivos.

1. La Comisión Técnica Insular de Archivos es, en cada consejo insular, el órgano consultivo en materia de archivos y fondos documentales en cada una de las Illes.

2. Las comisiones técnicas insulares de archivos han de estar integradas por los siguientes miembros:

a) La presidencia estará ocupada por el consejero ejecutivo o la consejera ejecutiva competente en materia de archivos y patrimonio documental del consejo insular o por la persona en que delegue.

b) Las vocalías técnicas serán siete: tres nombradas por el consejero ejecutivo o la consejera ejecutiva competente en la materia; una, en representación del Gobierno de las Illes Balears, nombrada por el consejero o la consejera competente por razón de la materia; dos ocupadas por representantes de los municipios de la isla respectiva, y una en representación de las asociaciones y de los colegios profesionales implicados en la materia.

c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, debe pertenecer al cuerpo funcionarial del departamento competente por razón de la materia del consejo insular respectivo.

3. Las funciones de cada una de las comisiones técnicas insulares de archivos, en su ámbito territorial, consistirán en:

a) Salvaguardar el ejercicio del derecho de acceso a los documentos de las personas y las entidades públicas y privadas.

b) Establecer los criterios que rigen el acceso a los documentos públicos de acuerdo con lo que prevé esta ley.

c) Ser el órgano técnico de consulta en materia de archivos y documentos y, en este sentido, emitir dictamen en los planteamientos públicos sobre archivos o en los planteamientos de coordinación de las actividades de los archivos.

d) Asesorar e informar sobre la organización, la creación y la coordinación de los archivos.

e) Dictaminar los sistemas de gestión documental a utilizar, con el objetivo de racionalizar y unificar el tratamiento de los documentos y conseguir una gestión eficaz y rentable de la documentación archivística, de acuerdo con los criterios generales de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

f) Elaborar las tablas de evaluación documental y controlar su correcta aplicación.

g) Evaluar y emitir dictamen sobre el reconocimiento de los archivos y de las colecciones documentales y sobre su integración en el Sistema Insular de Archivos.

h) Evaluar y emitir dictamen sobre la revocación de la condición de archivo o de colección documental integrado en el Sistema Insular de Archivos.

i) Emitir otros dictámenes sobre las normas o los reglamentos que han de regir el Sistema Insular de Archivos.

j) Emitir dictamen sobre las peticiones de acceso a los documentos públicos excluidos de consulta.

k) Emitir informe sobre las reclamaciones de las personas y de las entidades públicas o privadas que consideren vulnerado su derecho de acceso a documentos.

l) Elaborar y mantener el censo de archivos y documentos, de acuerdo con los criterios generales de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

m) Establecer los criterios técnicos para la aplicación o la adaptación de las normas internacionales en materia de archivos y documentos.

n) Todas las demás funciones que la legislación o los reglamentos le atribuyan.

Sección 5.ª De los subsistemas archivísticos de las administraciones supramunicipales y municipales de las Illes Balears

Artículo 44. Definición y funciones.

1. Los subsistemas archivísticos de las administraciones supramunicipales y municipales de las Illes Balears han de ser, en cada una, el conjunto de órganos, archivos y documentos que se vinculen a ellos, con la finalidad de dotar la administración local respectiva de la infraestructura necesaria para garantizar la gestión y conservación de su patrimonio documental.

2. La red de archivos municipales será coordinada por el servicio de archivos de cada consejo insular.

Artículo 45. Las administraciones supramunicipales.

1. Las mancomunidades de municipios constituidas en las Illes Balears han de crear los subsistemas archivísticos según sus necesidades y posibilidades.

2. Los archivos de cada una de las administraciones supramunicipales, además de actuar como depósitos de los fondos acumulados durante su gestión, pueden acoger durante el tiempo que sea necesario, si se encuentran en condiciones de hacerlo y si así lo acuerdan las corporaciones correspondientes, la documentación semiactiva e histórica de aquellos municipios mancomunados que no se encuentren en condiciones de cumplir lo que disponen los artículos 12, 13 y 14 de esta ley.

3. En caso de disolución de una mancomunidad de municipios, su archivo ha de depositarse en el centro que el consejo insular correspondiente determine dentro de su subsistema archivístico. También han de hacerlo los fondos allí depositados, si no es posible devolverlos a su titular por las circunstancias expresadas en el punto anterior.

Artículo 46. Las administraciones municipales.

1. Cada uno de los municipios de las Illes Balears ha de crear y dotar su propio subsistema archivístico en función de sus necesidades y posibilidades.

2. Los archivos municipales, como ejes de los correspondientes subsistemas, han de implantar y mantener el sistema de gestión documental para el tratamiento de los documentos administrativos en fase activa y semiactiva. También recogen, conservan, describen y difunden la documentación histórica.

3. Los archivos municipales hacen las funciones mencionadas en el punto anterior en relación a la documentación de la administración respectiva, de sus organismos autónomos y de sus empresas públicas, de los consorcios en que tengan participación mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por los ayuntamientos de que se trate.

4. Los archivos municipales tienen, además, las funciones siguientes:

a) Velar para conservar el patrimonio documental de su ámbito territorial.

b) Potenciar la organización de actividades de divulgación y fomento de la investigación.

c) Colaborar con el consejo insular que les corresponde en la elaboración del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

5. Los archivos municipales pueden acoger, si el ayuntamiento lo acuerda con la persona titular correspondiente, documentación de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.

6. Las entidades locales menores pueden constituir, en su caso, archivos como reflejo de su actividad administrativa, los cuales han de integrarse en el subsistema archivístico municipal que les corresponde y han de estar tutelados por el archivo municipal en lo que concierne a la gestión documental y en la evaluación de los documentos.

Sección 6.ª Del Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears

Artículo 47. Archivos que integran el subsistema.

1. Además de los órganos de gestión que puedan crearse, el Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears ha de estar integrado por el Archivo General de la UIB, que actuará como depósito final de:

a) Los fondos documentales de los órganos de gobierno y administración de la Universidad de las Illes Balears, incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y otros servicios de la Universidad de las Illes Balears.

b) Los institutos, las fundaciones y otras entidades vinculadas o participadas por la Universidad de las Illes Balears.

c) Los documentos de cariz histórico de las instituciones universitarias anteriores a la creación de la Universidad de las Illes Balears.

2. Sin perjuicio de la legislación sectorial que le afecte, la Universidad de las Illes Balears ha de desarrollar reglamentariamente su subsistema archivístico.

CAPÍTULO IV

Del acceso a los archivos y documentos

Artículo 48. Acceso a los archivos y documentos públicos.

1. Todas las personas tienen el derecho de acceder de forma gratuita a los documentos custodiados en los archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears. Se establecerán reglamentariamente los precios de los servicios que impliquen un gasto o de los trabajos especiales.

2. El acceso a los documentos públicos sólo puede ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas, por razones de conservación o por imposibilidad técnica motivada.

Artículo 49. Ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos.

1. La dirección o las personas responsables técnicas de los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears son las encargadas de aplicar los criterios de acceso a los documentos públicos, de acuerdo con la legislación vigente en la materia.

2. No obstante, las personas interesadas pueden presentar reclamación con respecto a la denegación de acceso a los documentos excluidos de consulta pública. En este caso, el plazo para resolver las solicitudes es el que prevé la normativa vigente respecto al procedimiento administrativo. Si pasado este plazo no se ha dictado resolución, se entiende que la solicitud ha sido desestimada, sin perjuicio que la persona solicitante pueda reclamar a las administraciones competentes que cumplan con la obligación de resolver.

3. Las administraciones competentes han de permitir el acceso parcial a los documentos que contengan datos que, de acuerdo con la ley, haga falta mantener reservados, siempre que sea posible someter los documentos a procesos técnicos que garanticen plenamente la imposibilidad de acceso a los datos reservados y de reconstrucción de estos datos a partir de la información facilitada.

4. El acceso a los documentos se facilitará en el soporte material disponible que garantice su conservación en las mejores condiciones. En el caso que el ejercicio del derecho de acceso pueda perjudicar la conservación correcta de un documento, ha de facilitarse a la persona solicitante la consulta de una reproducción de este documento.

5. Las administraciones públicas y los archivos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears han de dotarse de los recursos y los medios técnicos necesarios para facilitar a la ciudadanía el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.

Artículo 50. Vigencia de las exclusiones de consulta.

1. De manera general, las exclusiones, en cuanto a la consulta de documentos públicos, vienen establecidas por la legislación en materia de archivos y documentos.

2. Por reglamento podrán establecerse, con respecto a clases determinadas de documentos, plazos de vigencia diferentes de los previstos en el apartado anterior.

TÍTULO V

Del régimen de adquisición preferente y de expropiación forzosa

Artículo 51. Derecho de tanteo y de retracto.

1. Los consejos insulares, con carácter principal, y el Gobierno de las Illes Balears, con carácter subsidiario, pueden ejercer el derecho de tanteo y de retracto respecto de los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, en caso de transmisión onerosa de la propiedad o de cualquier derecho real.

2. Este derecho ha de ejercerse en los términos fijados en el artículo 32 de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears.

Artículo 52. Expropiación por interés social.

A efectos de la expropiación de los bienes a que se refiere este título por parte de los consejos insulares y, subsidiariamente, por parte del Gobierno de las Illes Balears, se consideran causas de interés social:

a) El incumplimiento grave por parte de las personas propietarias o titulares de derechos reales de las obligaciones referentes a la conservación, al mantenimiento y a la custodia.

b) Las disposiciones tomadas por las personas propietarias o titulares sin autorización de la administración competente cuando ésta sea preceptiva, en caso que las mencionadas disposiciones pongan estos bienes en peligro de deterioro, pérdida o destrucción.

TÍTULO VI

Del régimen de infracciones y sanciones

CAPÍTULO I

De las infracciones

Artículo 53. Infracciones administrativas.

A menos que sean constitutivas de delito, se convierte en infracción administrativa cualquier vulneración de las prescripciones contenidas en esta ley y en las normas reglamentarias que la desarrollan. Las infracciones administrativas se clasifican en muy graves, graves y leves.

1. Son infracciones muy graves:

a) Las acciones u omisiones que impliquen daños irreparables, o la pérdida total o parcial de archivos o documentos reconocidos en esta ley.

b) La exportación ilegal de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.

c) La disgregación no autorizada de archivos o colecciones documentales integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.

Constituirá una circunstancia agravante respecto del apartado c) el hecho que el archivo o la colección haya sido declarado Bien de Interés Cultural o haya un expediente de declaración de Bien de Interés Cultural en trámite.

2. Son infracciones graves:

a) La obstrucción del ejercicio de la potestad inspectora de las administraciones competentes.

b) Los daños o deterioros en los archivos o las colecciones documentales reconocidos en esta ley que no sean irreparables.

c) El incumplimiento de las condiciones de retorno establecidas para la exportación temporal, legalmente autorizada, de archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.

d) La falta de comunicación a la administración con respecto a la subasta de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.

Constituirá una circunstancia agravante con respecto a los apartados c) y d) el hecho que el archivo o la colección haya sido declarado Bien de Interés Cultural o haya un expediente de declaración de Bien de Interés Cultural en trámite.

3. Son infracciones leves cualesquiera de las tipificadas como graves en esta ley que, de forma acreditada, sean de escasa relevancia para el patrimonio documental de las Illes Balears.

4. Las infracciones sobre la deficiente utilización de los servicios que no afecte directamente el patrimonio serán establecidas en los respectivos reglamentos de funcionamiento de los subsistemas archivísticos.

Artículo 54. Desarrollo de disposiciones.

Los consejos insulares y el Gobierno de las Illes Balears podrán desarrollar reglamentariamente, en sus respectivos ámbitos competenciales, las disposiciones de este capítulo, sin introducir nuevas infracciones ni alterar la naturaleza de las que la ley prevé, para identificar de manera más precisa las conductas merecedoras de sanción.

CAPÍTULO II

De las sanciones

Artículo 55. Clasificación de las sanciones.

1. Las infracciones a que se refiere este título, siempre que los daños causados puedan ser valorados económicamente o la persona responsable haya obtenido un beneficio económico, se sancionarán con multa de entre una y tres veces el valor del daño o del beneficio, teniendo como criterios preferentes para la mencionada tasación el perjuicio causado y la singularidad, el interés y la importancia cuantitativa de los bienes afectados.

2. En el resto de casos, se impondrán las sanciones siguientes:

a) Las infracciones leves serán sancionadas según una escala que comprende desde la amonestación hasta la multa de seis mil euros (6.000,00 euros).

b) Las infracciones graves serán sancionadas con una multa de sesenta mil euros y un céntimo (60.000,01 euros) a ciento cincuenta mil euros (150.000,00 euros).

c) Las infracciones muy graves serán sancionadas con multa de ciento cincuenta mil euros y un céntimo (150.000,01 euros) hasta seiscientos mil euros (600.000 euros).

3. La resolución sancionadora, además de imponer las multas que corresponden, ha de disponer lo que sea necesario para la restauración de la legalidad vulnerada.

4. Además de la multa pertinente, en el caso de infracciones graves o muy graves, puede disponerse, en su caso, la exclusión del Sistema Archivístico de las Illes Balears del archivo o de la colección documental infractora y la suspensión temporal, entre uno y cinco años, de la posibilidad de obtener subvenciones y otros beneficios establecidos en esta ley. La exclusión del Sistema Archivístico debe ir acompañada del depósito temporal de los documentos en otro archivo público.

5. Asimismo, la persona responsable estará obligada a satisfacer los gastos ocasionados por la restauración y el reintegro en el lugar correspondiente de los documentos afectados.

Artículo 56. Prescripción de las infracciones y sanciones.

1. Las infracciones leves establecidas en este título prescribirán a los seis meses de haber sido cometidas; las graves, a los dos años; y las muy graves, a los cinco años.

2. Las sanciones por faltas leves prescribirán después de un año; las graves, a los dos años; y las muy graves, a los tres años.

CAPÍTULO III

Del procedimiento

Artículo 57. Órganos competentes.

Corresponde a los órganos competentes en materia de cultura, en su ámbito de actuación, la iniciación, la incoación, la instrucción y la resolución de los expedientes sancionadores por las infracciones tipificadas en esta ley.

Artículo 58. Acción pública.

Será pública la acción para denunciar las infracciones y para exigir el cumplimiento, ante la administración, de los deberes y de las obligaciones contenidos en los preceptos de esta ley.

Artículo 59. Exigencia de requerimiento.

Además de la incoación del expediente sancionador pertinente, una vez conocida la existencia de la presunta infracción, se requerirá la persona presuntamente responsable para que, de manera inmediata, lleve a cabo las actuaciones necesarias para cesar en la infracción o evitar sus efectos, siempre que eso sea todavía posible.

Disposición adicional primera.

Todos los archivos de titularidad pública que estén en funcionamiento a la entrada en vigor de esta ley se integrarán de oficio en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.

Disposición adicional segunda.

Las administraciones públicas han de crear los órganos y las unidades administrativos encargados de impulsar y coordinar los respectivos archivos y subsistemas archivísticos, y también han de promover y coordinar las iniciativas y las actuaciones para la recuperación, la preservación y el fomento del patrimonio documental dentro del ámbito competencial respectivo, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que esta ley impone, en el marco de las disposiciones de sus presupuestos. Los órganos administrativos de este ámbito de actuación ya existentes en el momento de la entrada en vigor de esta ley, han de adaptarse a su contenido.

Disposición adicional tercera.

Se autoriza al Gobierno para que actualice, por vía reglamentaria, las cuantías de las multas establecidas en el artículo 50, de conformidad con la variación del índice de precios de consumo.

Disposición adicional cuarta.

El Archivo Municipal de Ciutadella y el Archivo Histórico de Eivissa, como depositarios de fondos documentales de gran relevancia para la historia de ambas islas, alcanzarán, a pesar de su carácter municipal, el mismo nivel que los otros archivos históricos de las Illes Balears por lo que se refiere a la adecuación de sus infraestructuras y equipamientos.

Disposición adicional quinta.

Los fondos documentales gráficos y multimedia de los archivos de imagen y sonido de Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera deberán desarrollarse específicamente en forma de reglamento por parte de los consejos insulares respectivos, dadas su naturaleza y diversidad en lo referente a los soportes materiales.

Disposición adicional sexta.

En un plazo máximo de tres años la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, de manera coordinada con los consejos insulares, debe confeccionar el Censo de los archivos y documentos de las Illes Balears a que se refiere esta ley.

Disposición transitoria primera.

En el plazo máximo de un año a partir de la entrada en vigor de esta ley, se constituirán la Junta Interinsular de Archivos y la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

Disposición transitoria segunda.

En un plazo máximo de tres años, los archivos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears han de adaptar las infraestructuras materiales, los subsistemas de trabajo y el personal técnico a los niveles que permitan alcanzar los objetivos de esta ley.

Disposición transitoria tercera.

Los archivos de las administraciones supramunicipales y municipales han de adaptarse progresivamente, en un plazo máximo de cinco años, a los requerimientos establecidos por esta ley para formar parte del Sistema Archivístico de Illes Balears.

Disposición derogatoria única.

Quedan derogadas las normas de igual o inferior rango que contradigan o se opongan a lo que dispone esta ley.

Disposición final primera.

Se autoriza al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares, en sus respectivos ámbitos competenciales, a dictar las disposiciones reglamentarias para el desarrollo de esta ley.

Disposición final segunda.

Esta ley entrará en vigor al día siguiente de haberse publicado en el «Butlletí Oficial de les Illes Balears».

Por tanto, ordeno que todos los ciudadanos guarden esta Ley y que los Tribunales y las Autoridades a los que correspondan la hagan guardar.

Palma, 17 de octubre de 2006.–El Presidente, Jaime Matas Palou.–El Consejero de Educación y Cultura, Francisco Fiol Amengual.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.