Legislación consolidada

Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales.

Ministerio de Justicia

«BOE» núm. 181, de 30 de julio de 2003

Referencia: BOE-A-2003-15237

Texto consolidado

Última modificación: sin modificaciones

Este real decreto es consecuencia de las numerosas reformas legales que se están llevando a cabo para la mejora y modernización de la justicia. Los españoles, comenzando por los diferentes operadores jurídicos, demandan inequívocamente un esfuerzo profundo en este sentido. El Pacto de Estado para la reforma de la justicia prevé su mejora y actualización de acuerdo con las necesidades sociales. Dicha mejora se debe sustentar en la modernización de la oficina judicial y en la dotación de una serie de medios, a través de un plan de infraestructuras que supla determinadas carencias. Ambos puntos convergen en la conveniencia de crear una oficina judicial ágil, rápida y con una correcta atención al ciudadano. Una oficina judicial saturada de expedientes difíciles de ubicar o archivar, con la consiguiente dificultad para encontrarlos en ocasiones produce en la sociedad la imagen de una justicia lenta e ineficaz.

Es necesario fijar un sistema de gestión y custodia de la documentación judicial por el que se descongestionen los diferentes juzgados y tribunales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo con el que clasificar y custodiar todos aquellos expedientes que se encuentren en tramitación. Por el contrario, los que no están pendientes de tramitación se podrán enviar a los archivos territoriales o centrales o, en su caso, a la Junta de Expurgo, evitando así que ocupen un espacio innecesario. Esto exige una actualización y unificación de la normativa que regule el expurgo de los archivos de los juzgados y tribunales, así como el establecimiento de criterios que garanticen la más idónea conservación de cuantos documentos pudieran tener valor cultural, histórico, jurídico o administrativo, pues no hay que olvidar que la documentación que produce la Administración de Justicia constituye parte integrante del Patrimonio Documental y Bibliográfico.

Este real decreto pretende la regulación unitaria y conjunta de esta materia, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo un equilibrio entre la tradicional técnica archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías.

Por otra parte, la Constitución española, en su artículo 46, obliga a los poderes públicos a garantizar y promover el enriquecimiento del patrimonio histórico y cultural de los pueblos de España, con independencia de su régimen jurídico y su titularidad, a la vez que reconoce a los ciudadanos, en el artículo 105.b), el derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de la persona.

Pocas dudas ofrece lo insuficiente de la regulación normativa vigente, además de su obsolescencia, puesto que la principal norma por la que se rige la materia en la actualidad es el Real Decreto dictado por el entonces Ministro de Gracia y Justicia el 29 de mayo de 1911.

En cuanto a la mecánica de funcionamiento, ha de tenerse en cuenta que el real decreto se va aplicar tanto al gran número de documentos en los que han transcurrido los respectivos plazos de caducidad o de prescripción, que ocupan un espacio enorme en las sedes judiciales, como a las actuaciones en marcha a su entrada en vigor o las que se inicien en el futuro. Lo anterior, unido al hecho de que va a aplicarse en todos los órdenes jurisdiccionales, motiva que la redacción de las disposiciones sea necesariamente amplia, a fin de dar cabida a todos los supuestos que se dan en la práctica judicial.

En los archivos de gestión se custodian los documentos mientras permanezcan vivos, lo cual se plasma en el artículo 5.1, que dispone que en ellos deben conservarse los documentos judiciales si están pendientes de resolución o de finalizar la ejecución ya instada.

En caso contrario, se contempla un doble supuesto:

a) Que proceda su expurgo –artículos 5.2, párrafos primero y tercero, «in fine», y 15.1– por haberse ejecutado definitivamente o por haber transcurrido los plazos de caducidad o prescripción. En estos supuestos, carece de sentido remitirlos al archivo territorial, por lo que se eleva una relación de todos ellos a la Junta de Expurgo, previa resolución del titular del órgano por la que se declara el transcurso de los plazos. Esta previsión se aplicará a la ingente cantidad de documentación judicial almacenada en las sedes a la entrada en vigor del real decreto.

b) Que proceda su remisión al archivo territorial, distinguiéndose, a su vez, entre dos supuestos:

1.º En primer lugar, aquellos asuntos que se encuentren paralizados, no por inactividad judicial, sino por imposibilidad de continuar la tramitación –artículo 5.2, párrafo primero–. Transcurridos cinco años desde la incoación se remiten al archivo territorial. Este es el caso de las denuncias por delitos sin autor conocido en el orden jurisdiccional penal. Habida cuenta que no ha prescrito el delito, no pueden remitirse a la Junta de Expurgo; en caso contrario, si ha prescrito, debe procederse a su remisión a la Junta de Expurgo, conforme a las reglas ya analizadas. A tal efecto, debe considerarse que cinco años es un plazo más que prudencial, más allá del cual no es previsible la «reapertura» de las actuaciones, sin perjuicio de que, evidentemente, si ésta se produjera, no habrá más que reclamar la documentación al archivo territorial. Esta previsión tiene como fin fundamental incrementar la disponibilidad espacial de los órganos judiciales.

Precisamente para mejorar la disponibilidad espacial, se prevé en el artículo 5.2, párrafo segundo, un plazo de custodia inferior cuando la disponibilidad espacial del órgano judicial no permita albergar durante cinco años este tipo de documentación judicial.

2.º En segundo término, también procede la remisión al correspondiente archivo territorial de aquellos asuntos finalizados por sentencia firme o cualquier otra resolución que les ponga fin –artículo 5.2, párrafo tercero–, que, transcurrido un año, se remiten al archivo territorial para su custodia. El plazo de un año se estima prudencial para que, en su caso, se inicie la ejecución.

Debe tenerse en cuenta que la acción ejecutiva caduca a los cinco años, según dispone el artículo 518 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, por lo que ni es posible solicitar su expurgo, ni tampoco parece razonable que deban custodiarse en el archivo de gestión durante todo el plazo, ya que un alto porcentaje de estos asuntos nunca serán objeto de demanda ejecutiva.

Sea cual fuese el supuesto que fundamenta la remisión de documentos judiciales al archivo territorial, según lo ya visto, en él se conservan todos los documentos hasta que transcurran los plazos de prescripción o caducidad.

Una vez transcurridos éstos, el responsable del archivo insta del órgano judicial que hubiese entendido del asunto que, con arreglo a las disposiciones legales, confirme que han transcurrido efectivamente los plazos, según dispone el artículo 15.2.

Declarado el transcurso, el responsable del archivo eleva a la Junta de Expurgo una relación de todos ellos, para que decida sobre su posterior destino. En este sentido, la Junta de Expurgo procederá a su destrucción física siempre que la Administración competente en materia de patrimonio histórico-documental, cuyo informe es vinculante, entienda que no tiene un valor cultural, social o histórico suficiente para proceder a su conservación.

Este real decreto ha sido informado por el Consejo General del Poder Judicial y las comunidades autónomas con competencias sobre medios personales y materiales para el funcionamiento de la Administración de Justicia.

En su virtud, a propuesta del Ministro de Justicia, con la aprobación previa del Ministro de Administraciones Públicas y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 18 de julio de 2003,

DISPONGO:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto, conceptos y finalidad.

1. Este real decreto tiene por objeto modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la documentación judicial.

2. Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales, de acuerdo con las normas de funcionamiento que se establecen en el capítulo II.

3. Se entiende por expurgo el procedimiento a través del cual se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, dándosele el curso correspondiente, según lo dispuesto en el capítulo III.

4. Se consideran documentos judiciales tanto las actuaciones procesales como aquellos que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que se encuentren recogidos.

5. La finalidad de este real decreto es la implantación de un sistema de gestión de los archivos judiciales que permita la realización de los fines de la Justicia, así como garantizar el acceso a la documentación por quien tenga interés en ello, con las garantías y limitaciones legalmente exigibles.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. Las disposiciones contenidas en este real decreto serán de aplicación a todos los documentos judiciales existentes en los distintos juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales, que sean consecuencia de la actividad judicial, así como de los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos.

2. Quedan excluidos del ámbito de aplicación los libros de sentencias, los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirán por sus normas específicas, así como los expedientes relativos al Registro Civil.

Artículo 3. Implantación de las nuevas tecnologías.

1. Los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno.

2. Los programas y aplicaciones informáticas serán aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de justicia, y deberán cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente.

3. Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.

Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicos podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción.

CAPÍTULO II

De la organización y funcionamiento de los archivos judiciales

Artículo 4. Clases de archivos.

Existirán tres clases de archivos:

a) Archivos Judiciales de Gestión.

b) Archivos Judiciales Territoriales.

c) Archivo Judicial Central.

Artículo 5. Archivos Judiciales de Gestión.

1. En las oficinas judiciales o unidades análogas existirá un Archivo Judicial de Gestión en el que se clasificarán y custodiarán los documentos judiciales correspondientes a cada proceso o actuación judicial que se encuentre en tramitación, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada.

Asimismo, para una mejor gestión y teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes en cada caso, podrá encomendarse a un Servicio Común que atienda los Archivos Judiciales de Gestión de diferentes salas o secciones de uno o más tribunales, o de varios juzgados.

2. Transcurridos cinco años desde la incoación de los procedimientos o expedientes gubernativos, aquellos asuntos que no estuvieren pendientes de actuación procesal alguna, tanto en fase declarativa como de ejecución, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial que le corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 15.

Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser reducido cuando el espacio disponible aconsejara que el período de permanencia en el Archivo Judicial de Gestión fuera menor.

Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolución que ponga fin a éstos podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial transcurrido un año desde la firmeza de la resolución, salvo que deba procederse conforme a lo dispuesto en el artículo 15.

3. La decisión de remitir los documentos anteriores corresponderá al responsable del Archivo Judicial de Gestión donde se hallasen los documentos judiciales.

Artículo 6. Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial de Gestión.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 287 y 473.3 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, corresponderá al secretario judicial la ordenación, custodia y conservación de los documentos, para lo cual contará con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de la determinación del responsable del fichero o tratamiento que corresponda conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 7. Acceso a la documentación del Archivo Judicial de Gestión.

1. Quienes hubiesen sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, podrán acceder a la documentación conservada en los Archivos Judiciales de Gestión, mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación legalmente prevista, salvo cuando tenga carácter reservado.

Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de éstos, en la forma y con los requisitos establecidos en el capítulo I del título I del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo General del Poder Judicial.

2. El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter personal recogidos en el Archivo Judicial de Gestión sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislación vigente.

Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos por el artículo 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, o cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso.

3. En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 57.1.c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los documentos.

Artículo 8. Archivos Judiciales Territoriales.

1. En cada comunidad autónoma existirá como mínimo un Archivo Judicial Territorial dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, quien podrá delegar la competencia en el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido judicial donde radique.

2. En los distintos Archivos Judiciales Territoriales se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquéllos hasta que la Junta de Expurgo resuelva su posterior destino.

Artículo 9. Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Territorial.

1. El secretario judicial, designado de conformidad con lo dispuesto en los apartados siguientes, será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Territorial, para cuya función contará con la asistencia del personal que se determine al efecto.

2. En aquellas capitales de provincia que cuenten conjuntamente con 10 o más juzgados de primera instancia y de instrucción, y las necesidades del servicio así lo aconsejen, los Archivos Judiciales Territoriales que en ellas tengan su sede estarán a cargo de los secretarios judiciales de la segunda categoría designados por el Ministerio de Justicia para desempeñar en este destino su puesto de trabajo.

3. En los restantes supuestos, el responsable del Archivo Judicial Territorial será el Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el secretario judicial del órgano en cuyo titular el Presidente del Tribunal Superior de Justicia hubiera delegado la competencia sobre el archivo con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8.1.

Artículo 10. Archivo Judicial Central.

1. Existirá un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, cuyo ámbito se circunscribirá a la documentación judicial del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de los restantes órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional.

2. En el Archivo Judicial Central se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquéllos hasta que proceda su remisión a la Junta de Expurgo.

Artículo 11. Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central.

1. El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central, para lo cual contará, en su caso, con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto.

2. En defecto de nombramiento de secretario judicial, el responsable del Archivo Judicial Central será el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

Artículo 12. Acceso a la documentación del Archivo Judicial Territorial o Central.

1. La documentación conservada en los Archivos Judiciales Territoriales y en el Central estará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca.

2. El órgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud de su secretario, podrá requerir del Archivo Judicial Territorial o Central que le sea facilitado su original, una copia o certificación expedida por el responsable del archivo, así como cualquier información que considere necesaria.

Si se facilitasen originales de documentos, éstos habrán de ser reenviados al Archivo Judicial Territorial o Central en cuanto desaparezca la causa que motivó la petición.

3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo podrán acceder a los documentos judiciales que se encuentren en el Archivo Territorial o Central mediante solicitud al secretario responsable del archivo de que se trate, quien facilitará a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos, en la forma y con los requisitos establecidos en el capítulo I del título I del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo General del Poder Judicial.

En el caso de que el secretario judicial denegase el acceso a los documentos, el acuerdo denegatorio será revisable por el juez o presidente del órgano judicial al que corresponda la documentación, de acuerdo con lo prevenido en el apartado tercero del artículo 4 del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo General del Poder Judicial.

4. Si la solicitud ya viniese autorizada por el órgano judicial al que corresponde la documentación archivada, el encargado del Archivo Territorial o Central se limitará a facilitar la exhibición de que se trate o a la entrega del testimonio o de la certificación autorizada.

5. En todo caso, el acceso a la documentación estará sujeto a lo dispuesto en el artículo 7.2.

Artículo 13. Forma de remisión de documentos judiciales y relaciones documentales.

1. La remisión de los documentos que se hallen en un Archivo Judicial de Gestión al correspondiente Archivo Judicial Territorial o al Archivo Judicial Central se formalizará periódicamente, como mínimo con carácter anual, en función del volumen de gestión de cada archivo, e irá acompañada necesariamente de una relación de los procedimientos o actuaciones judiciales en los que se integran, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Administración pública competente.

2. La relación se remitirá mediante los programas y aplicaciones informáticas existentes, y deberá conservar cada secretario judicial copia de aquélla, con expresión de la fecha de envío al Archivo Judicial Territorial o Central y acreditación de su recepción.

3. La relación comprenderá la totalidad de los procedimientos o actuaciones procesales que se remiten, y hará referencia como mínimo al proceso o actuación judicial al que corresponden, el orden jurisdiccional en que se hubiesen sustanciado, la naturaleza del proceso o actuación procesal, su número y año, las partes intervinientes, una sucinta referencia a su objeto y fecha en que se produjo la terminación o paralización de las actuaciones procesales.

4. Quienes tengan atribuida la ordenación, custodia y conservación de los Archivos Judiciales Territoriales y Central tratarán la documentación judicial remitida a éstos para el cumplimiento de lo establecido en las leyes y en este real decreto, sin que puedan destinar los datos a finalidad distinta. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 16, los datos únicamente podrán ser transmitidos a las Juntas de Expurgo en los supuestos y mediante el procedimiento establecido en el artículo 15 o a quienes tuvieran derecho a acceder a ellos de conformidad con lo establecido en el artículo 235 de la Ley Orgánica 1/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, y el apartado 3 del artículo 12 de este real decreto.

CAPÍTULO III

De los expurgos de documentos judiciales

Artículo 14. Juntas de Expurgo.

1. Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

2. Se constituirá una Junta de Expurgo en cada comunidad autónoma que ejercerá sus competencias en todo el ámbito territorial de cada una de éstas.

3. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia tendrán su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarán presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales:

a) Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia.

b) El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia.

Cuando en el ámbito territorial de la comunidad autónoma de que se trate existan varias Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia, será vocal de la Junta de Expurgo el titular de la Gerencia que radique en la sede del Tribunal Superior de Justicia.

c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

d) Un titulado superior de Administración a que hace referencia la disposición adicional décima.

e) El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizará las funciones de secretario. Cuando las circunstancias de trabajo así lo permitan, lo será el secretario judicial responsable del Archivo Judicial Territorial de la provincia donde radique la sede del Tribunal Superior de Justicia.

4. Las comunidades autónomas que tengan transferidas las competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia determinarán la sede y composición de la Junta de Expurgo, que estará presidida por un magistrado e integrada, en todo caso, por un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial y un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

5. El régimen jurídico de las Juntas de Expurgo se ajustará a las normas sobre órganos colegiados contenidas en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, sin perjuicio de las especialidades previstas en este real decreto.

6. Las Juntas de Expurgo tratarán la información contenida en la documentación judicial que se les remita exclusivamente con la finalidad a la que se refiere el apartado 1, así como la de devolución de los documentos aportados al proceso, prevista en el artículo 16, sin destinar los datos a ninguna otra finalidad distinta. Los datos únicamente podrán ser transmitidos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico con arreglo a lo dispuesto en este real decreto y a quienes solicitasen la devolución de los documentos aportados.

Artículo 15. Remisión de relaciones documentales.

1. El responsable del Archivo Judicial de Gestión donde radiquen los documentos judiciales remitirá al secretario de la Junta de Expurgo una relación de todos aquellos procedimientos en los que haya terminado la ejecución o en los que se hubiese dictado una resolución que declare la prescripción o la caducidad.

2. El responsable del Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los documentos judiciales, una vez transcurridos los plazos legales de prescripción o caducidad, remitirá al secretario responsable del Archivo Judicial de Gestión una relación de todos ellos identificados según el proceso o actuación judicial al que corresponden, sujetos intervinientes y domicilio de éstos, al objeto de que el órgano judicial de procedencia confirme en el plazo de un mes el transcurso de los anteriores plazos, con arreglo a la legislación aplicable.

Una vez comunicada la resolución sobre el transcurso de los plazos legales al Archivo Judicial Territorial o Central, el secretario responsable estará a lo dispuesto en el apartado 1.

3. Las relaciones de expedientes a que se refiere este artículo serán remitidas como mínimo una vez al año con el fin de que se decida sobre su posterior destino.

Dicha relación deberá tener el mismo contenido y cumplir los requisitos contemplados en el artículo 13, a los que se añadirá la expresión del archivo judicial en que se hallasen.

Artículo 16. Devolución de los documentos aportados al proceso.

1. El presidente de la Junta de Expurgo acordará la publicación de las relaciones de expedientes judiciales en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial de la comunidad autónoma, según el ámbito territorial del órgano judicial de los que procedan, y una referencia de aquélla en un diario de los de mayor difusión en el ámbito autonómico al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados al proceso. En la publicación del anuncio se omitirá la reseña del objeto del proceso y la identificación de las partes.

2. Quienes pretendan recuperar documentos propios aportados a las actuaciones judiciales u obtener testimonio o certificación de éstas por tener interés legítimo plantearán su solicitud por escrito, directamente o a través de representantes con poder suficiente, ante el secretario de la Junta de Expurgo, dentro del plazo referido en el apartado anterior.

La solicitud será resuelta en forma análoga a la prevista en el artículo 12, entendiéndose la referencia al órgano judicial como atribuida a la Junta de Expurgo.

3. Transcurrido el plazo previsto en este artículo sin que los interesados hubiesen promovido su devolución, se les tendrá por decaídos en su derecho a recuperar los documentos aportados.

Artículo 17. Régimen de funcionamiento.

1. La Junta de Expurgo será convocada en sesión ordinaria una vez al año. El presidente, en consideración al número de relaciones de expedientes judiciales y gubernativos elevadas, podrá acordar la convocatoria de cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias.

2. La convocatoria de sesiones ordinarias o extraordinarias será acordada una vez haya transcurrido el plazo a que se refiere el artículo anterior y se realizará con la antelación necesaria.

3. El orden del día será comprensivo de las relaciones de expedientes judiciales objeto de la convocatoria. Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de la sesión, la Administración competente en materia de patrimonio histórico elaborará un informe de carácter vinculante que comprenderá aquellos expedientes o documentos judiciales que por su valor histórico-documental deberán ser preservados, a cuyo fin podrá designar personal especializado a su servicio para que acceda al archivo judicial en el que se encuentren, previa acreditación ante el secretario judicial encargado de aquél.

La apreciación del interés histórico-documental podrá realizarse mediante el acceso a los programas y aplicaciones informáticas.

4. La asistencia a las reuniones de las Juntas de Expurgo, debidamente justificadas por el secretario, dará lugar a la indemnización que pudiera corresponder, según lo previsto en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, o, en su caso, normativa autonómica que resulte aplicable.

Artículo 18. Acuerdos.

1. La Junta de Expurgo acordará la transferencia a la Administración competente en materia de patrimonio histórico de aquellos expedientes o documentos judiciales que, de conformidad con el informe elaborado por ésta, deban ser preservados por causa de su interés histórico-documental.

2. En caso contrario, la Junta resolverá su exclusión del Patrimonio Histórico y posterior enajenación.

3. En el supuesto de que la Administración competente en materia de patrimonio histórico no emitiera el correspondiente informe, se estará a lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

4. Cuando por cualquier circunstancia no fuese posible o no resultara aconsejable la enajenación y, en todo caso, cuando los expedientes o documentos judiciales y gubernativos no estén recogidos en soporte de papel, se acordará su destrucción.

Artículo 19. Actas y certificaciones.

1. El acta de los acuerdos adoptados se aprobará en la misma o en la siguiente sesión, convocada expresamente a tal fin en el plazo de un mes.

2. El secretario de la Junta remitirá a cada juzgado o tribunal certificación acreditativa del acuerdo adoptado con respecto a los expedientes judiciales contenidos en las relaciones elevadas por éstos, para que por el secretario del órgano, como responsable del Archivo Judicial de Gestión, se tenga constancia documentada del destino definitivo de aquéllos.

3. Igual comunicación, y a los mismos fines, dirigirá al secretario responsable del Archivo Judicial Territorial o Central, cuando proceda.

Artículo 20. Fin de la vía administrativa.

1. Las resoluciones de la Junta de Expurgo que acuerden la transferencia de los expedientes judiciales a la Administración competente, su enajenación o su destrucción serán objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial de la comunidad autónoma según el ámbito territorial de los órganos judiciales de los que procedan.

2. Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo pondrán fin a la vía administrativa.

Artículo 21. Enajenación y destrucción.

1. La Administración competente en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia procederá a la enajenación o a la destrucción de los expedientes judiciales.

2. Los expedientes que sean objeto de enajenación, en los términos previstos en la Ley del Patrimonio del Estado o legislación autonómica que resulte aplicable, deberán ser destinados por el adquirente exclusivamente a su tratamiento para posterior reutilización como papel de uso común.

La enajenación deberá reflejarse en un contrato escrito que contenga los requisitos previstos en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. En ningún caso podrá el adquirente divulgar el contenido de los expedientes judiciales ni, bajo ninguna circunstancia, permitir el acceso de terceros a ellos. Las prohibiciones que anteceden deberán ser expresamente consignadas en el contrato de compra y venta.

4. La destrucción de los expedientes judiciales y gubernativos se llevará a efecto bien mediante contrato administrativo, bien a través de la celebración de un convenio de colaboración con una Administración pública que cuente con instalaciones adecuadas a tal fin.

El pliego de cláusulas administrativas particulares o el convenio contendrán las prohibiciones comprendidas en el apartado anterior.

Artículo 22. Traslado de los documentos.

1. Una vez que se haya formalizado la transferencia documental a la Administración competente en materia de patrimonio histórico, el contrato de compra y venta, el convenio de colaboración con otra Administración pública o el contrato administrativo, se remitirá copia de éstos al secretario de la Junta de Expurgo.

2. El secretario de la Junta expedirá certificación acreditativa de su objeto y de la persona física o jurídica que sea parte en el negocio jurídico y la remitirá al secretario judicial responsable del archivo donde radiquen los expedientes judiciales y gubernativos, al objeto de poder autorizar la entrega de éstos, previo levantamiento de acta, de la cual quedará constancia en este archivo y en el de gestión, de no coincidir ambos.

3. El secretario judicial responsable del archivo no autorizará el traslado de aquellos expedientes judiciales y gubernativos respecto de los cuales no se hubiesen cumplido los requisitos exigidos en el apartado anterior y en los apartados 2 y 3 del artículo 19.

Disposición adicional primera. Tribunal Supremo y Audiencia Nacional.

Para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y restantes órganos judiciales con jurisdicción en todo el territorio nacional se constituirá una Junta de Expurgo, adscrita al Ministerio de Justicia, que estará presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Supremo, con voto dirimente de los empates, e integrada por los siguientes vocales:

a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal General del Estado.

b) El Gerente Territorial de órganos centrales del Ministerio de Justicia.

c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

d) Un titulado superior de Administración a que hace referencia la disposición adicional décima.

e) El secretario judicial a que hace referencia el artículo 11.1 realizará las funciones de secretario. En su defecto, las desempeñará el secretario judicial designado por el Presidente del Tribunal Supremo de entre los que tuvieran destino en este órgano judicial.

Disposición adicional segunda. Ciudades de Ceuta y Melilla.

1. En cada una de las Ciudades de Ceuta y Melilla existirá un archivo que cumplirá las funciones previstas para el Archivo Judicial Territorial en el artículo 8.

2. Se constituirá una Junta de Expurgo para la Ciudad de Ceuta y otra para la Ciudad de Melilla, adscritas al Ministerio de Justicia, que estarán presididas por un magistrado de la Sección Sexta de la Audiencia Provincial de Cádiz, en el caso de Ceuta, y otro de la Sección Séptima de la Audiencia Provincial de Málaga, en el caso de Melilla, designados por los presidentes de dichas audiencias provinciales.

Los vocales de las Juntas de Expurgo de Ceuta y Melilla serán los siguientes:

a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía.

b) El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia en Sevilla, para la Junta de Expurgo de Ceuta, y el de Málaga, para la de Melilla.

c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

d) Un secretario judicial, designado por el presidente de la Junta de Expurgo, que realizará asimismo las funciones de secretario.

Disposición adicional tercera. Archivo General de la Administración.

1. El Archivo General de la Administración cumplirá las funciones de los Archivos Judiciales Territoriales respecto de los expedientes judiciales y gubernativos que a la entrada en vigor de este real decreto radiquen en aquél.

2. A los efectos de lo dispuesto en este real decreto, será responsable de los documentos judiciales que se encuentren en el Archivo General de la Administración el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

Disposición adicional cuarta. Archivos históricos.

Este real decreto no será de aplicación a los documentos correspondientes a órganos públicos con funciones jurisdiccionales que obren en el Archivo Histórico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias, Archivo de la Corona de Aragón y en los Archivos Históricos Provinciales o Autonómicos.

Disposición adicional quinta. Documentación del Ministerio Fiscal.

No se aplicará este real decreto a los documentos generados por el Ministerio Fiscal que no se hubieran incorporado a expedientes correspondientes a procesos o actuaciones judiciales.

Disposición adicional sexta. Archivos de los juzgados togados y tribunales militares.

No será de aplicación lo dispuesto en este real decreto a los archivos de los juzgados togados y tribunales militares, que se regirán por su normativa específica.

Disposición adicional séptima. Contratos menores.

Los expedientes de los contratos menores que se tramiten para la destrucción de los expedientes judiciales incorporarán el compromiso, por escrito, del contratista de no divulgar el contenido de los expedientes judiciales ni, bajo ninguna circunstancia, permitir el acceso de terceros a éstos, así como el respeto por el contratista de las restantes obligaciones establecidas en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Disposición adicional octava. Órganos jurisdiccionales extintos.

Las funciones relativas a la documentación judicial generada por órganos jurisdiccionales extinguidos serán ejercidas por aquellos que asuman sus competencias, de conformidad con la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

Disposición adicional novena. Elaboración inicial de relaciones documentales.

En el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de este real decreto, los secretarios judiciales a cuyo cargo estuviera el archivo del órgano judicial en el que están destinados dispondrán la elaboración de los listados necesarios que contengan toda la documentación judicial a la que resulte de aplicación lo dispuesto en el artículo 15.

Disposición adicional décima. Régimen laboral.

Las referencias que se efectúan en este real decreto a la categoría de Titulado superior de Administración se corresponden con la denominada con anterioridad Titulado Superior Especialista en Archivos y Documentación, integrada en el grupo 1 del vigente convenio colectivo único del personal laboral de la Administración General del Estado de 16 de noviembre de 1998, y deberá contar con la titulación y cualificación adecuada al puesto a desarrollar.

De igual manera, el personal laboral de la categoría de Titulado Medio de Administración, denominada con anterioridad Ayudante de Archivo y Documentación, ha quedado integrado en el grupo 2 del mencionado convenio, con idénticos requisitos de titulación y cualificación.

Los responsables de los archivos judiciales territoriales dependientes del Ministerio de Justicia y el responsable del Archivo Central deberán estar asistidos, en todo caso, por un titulado superior de administración.

Disposición adicional undécima. Medidas de seguridad.

Serán de aplicación a los tratamientos automatizados de datos relacionados con la documentación judicial las medidas establecidas en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en este real decreto y expresamente el Real Decreto de 29 de mayo de 1911 (Gaceta de Madrid de 31 de mayo), la Real Orden de 12 de agosto de 1911, del Ministerio de Gracia y Justicia (Gaceta de Madrid de 14 de agosto); la Orden de 29 de marzo de 1937, de la Presidencia de la Junta Técnica del Estado, sobre expurgo de legajos y documentos («Boletín Oficial del Estado» de 31 de marzo), y la Orden de 8 de abril de 1937, de la Comisión de Justicia, sobre expurgo de documentos en los archivos judiciales («Boletín Oficial del Estado» de 8 de abril).

Disposición final primera. Fundamento constitucional.

1. Los artículos 1; 2; 4; 5; 6; 7; 9; 10; 11; 12; 14.3 y 4; 15.1 y 2; 22.3, y las disposiciones adicionales primera, segunda, tercera, cuarta, quinta, sexta, octava y novena de este real decreto se dictan en el ejercicio de la competencia exclusiva que corresponde al Estado, de acuerdo con el artículo 149.1.5.ª de la Constitución.

2. Los artículos 3; 8; 13; 14.1, 2, 4 y 5; 15.3; 16; 17; 18; 19; 20; 21; 22.1 y 2, así como las disposiciones adicionales séptima y undécima, se dictan al amparo del artículo 149.1.18.ª de la Constitución.

3. La disposición adicional décima sólo resultará de aplicación en el ámbito de la Administración General del Estado.

Disposición final segunda. Facultades de desarrollo y ejecución.

Se autoriza a los titulares de los Ministerios de Justicia y de Educación, Cultura y Deporte para dictar, en el ámbito de sus respectivas competencias, las normas que sean necesarias para el desarrollo y ejecución de lo establecido en este real decreto.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

El presente real decreto entrará en vigor a los seis meses de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Dado en Palma de Mallorca, a 18 de julio de 2003.

JUAN CARLOS R.

El Ministro de Justicia,

JOSÉ MARÍA MICHAVILA NÚÑEZ

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.