LEGISLACIÓN CONSOLIDADA

Orden de 19 julio de 1999 sobre informatización de los Registros civiles.

Ministerio de Justicia

«BOE» núm. 180, de 29 de julio de 1999

Referencia: BOE-A-1999-16537

TEXTO CONSOLIDADO

Última modificación: 29 de mayo de 2007

La Recomendación número 8 de la Comisión Internacional de Estado Civil aprobada por la Asamblea General de Estrasburgo de 21 de marzo de 1991 reconoció la necesidad del tratamiento informatizado de los Registros Civiles. En el plano nacional, el artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador. Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, reiteró el reconocimiento de la necesidad de informatización disponiendo que las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado (vid. artículo 6 de la Ley del Registro Civil), y la disposición final 3ª de esta última establece que reglamentariamente se determinarán los requisitos y la forma de practicar los asientos y expedir las certificaciones.

En base a ello, el Ministerio de Justicia aprobó la Orden de 30 de noviembre de 1995 por la que se establecía un proyecto piloto de informatización del Registro Civil de Murcia y en la que, reconociendo la trascendencia práctica del establecimiento de los nuevos sistemas informáticos en los Registros civiles, se partía de la premisa de su implantación gradual y progresiva por razones de prudencia, comenzando con la citada experiencia piloto, y previendo que en atención a las conclusiones alcanzadas por tal experiencia se introducirían las modificaciones aconsejadas por la práctica, con carácter previo a la extensión del sistema a otros Registros civiles.

Posteriormente, la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, sobre Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social dispuso en su artículo 35 que «Por los Registros civiles, dependientes de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en colaboración con los correspondientes del Ministerio de Economía y Hacienda, se facilitarán a las entidades gestoras de la Seguridad Social, responsables de la gestión de las prestaciones económicas, y dentro del plazo de tres meses, a partir de la fecha en que acaezcan los hechos respectivos, los datos personales informatizados de todas las defunciones, así como de los matrimonios de las personas viudas». En la misma línea se han elaborado convenios de colaboración entre el Ministerio de Justicia y el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales sobre transferencia a este último en soporte informático de información procedente de los Registros civiles. Además de ello, el propio Reglamento del Registro Civil impone a los encargados la obligación de remitir al Instituto Nacional de Estadística los correspondientes boletines sobre nacimientos, abortos, matrimonios, defunciones u otros hechos inscribibles (cfr. artículo 20).

Finalmente, en el mes de abril de 1998 la Ministra de Justicia aprobó el «Plan de Informatización de los Registros civiles» en el que se fija como objetivo la íntegra informatización de todos los Registros civiles de España en un plazo de ejecución máximo de cuatro años con arreglo a los medios técnicos, personales y presupuestarios previstos a tal fin. En una segunda fase se acometerá, en tanto lo permita su viabilidad técnica y económica, la implantación de la técnica de captura y archivo de las imágenes de los asientos registrales una vez autorizados con las firmas legalmente exigidas al tiempo de la práctica de aquellos y su reproducción posterior con ocasión de la expedición de certificaciones.

Éste es el marco normativo y programático en el que ha de actuar la presente Orden, sin que resulten aplicables en este ámbito las reglas relativas a la documentación electrónica contenidas en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto de 16 de febrero de 1996, de aplicación exclusiva respecto de los procedimientos administrativos.

Por ello, y atendiendo a los principios de seguridad jurídica, consagrado por el artículo 9 número 3 de la Constitución Española, de protección a la intimidad personal y familiar, recogido en el artículo 18 número 1 de la Constitución y desarrollado por la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal y de eficacia y coordinación administrativa establecido por el artículo 3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y tomando en consideración las experiencias obtenidas hasta la fecha de la implantación del sistema informático en el Registro Civil de Murcia, como Registro piloto, y las nuevas necesidades resultantes de las disposiciones y convenios mencionados, ha parecido necesario y conveniente impulsar el proceso de informatización de los Registros civiles con las modificaciones y actualizaciones imprescindibles.

En su virtud, a propuesta de la Dirección General de los Registros y del Notariado, dispongo:

Artículo 1. Finalidades de la informatización.

La informatización de los Registros Civiles deberá garantizar la consecución de los siguientes objetivos:

1. Permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, facilitando la legibilidad de los mismos.

2. Permitir el almacenamiento de los datos, con objeto de hacer viable en la práctica la emisión de publicidad formal relativa a tales datos de forma ágil y facilitar el cumplimiento de la norma reglamentaria que establece como regla general el criterio de que la publicidad formal debe expedirse en extracto y no literal, así como facilitar el efectivo control del cumplimiento de las normas sobre publicidad restringida.

3. Permitir la conexión de los datos sobre hechos relativos a una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles, coadyuvando a la cognoscibilidad de los datos registrales que requiere la posibilidad de un conocimiento real y efectivo de los mismos.

4. Facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar.

5. Mejorar la gestión y llevanza ordinaria de las labores y funciones propias de los Registros civiles.

Artículo 2. Objeto y contenido de la informatización.

1. Las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunción y tutelas, así como las inscripciones, anotaciones y notas marginales, a excepción de las de mera referencia, que hayan de practicarse en los Registros civiles que se incorporen al proceso de informatización, con arreglo a las previsiones del Plan de informatización aprobado por este departamento en abril de 1998, serán objeto de tratamiento informatizado, sin perjuicio de la conservación de los libros, cuyos asientos son documentos públicos que constituyen la prueba de los hechos inscritos, conforme al artículo 2 de la Ley del Registro Civil y 327 del Código Civil.

2. En caso de discrepancia entre los datos que consten en las bases informatizadas de los Registros Civiles y los asientos extendidos en sus libros, prevalecerán en todo caso éstos sobre aquéllos, debiendo rectificarse los primeros para lograr su concordancia con los segundos.

Artículo 3. Organización, funcionamiento y garantías documentales de los Registros civiles informatizados.

La informatización de los Registros Civiles no representa una alteración en la organización y funcionamiento de los mismos desde el punto de vista de su regulación legal (Ley del Registro Civil y su Reglamento), que responde a criterios de seguridad jurídica, que en ningún caso se han de ver menoscabados por el proceso de informatización. En particular se conservan dos características básicas del sistema:

a) El carácter documental librario del Registro Civil, es decir, que siendo un Registro jurídico de personas su llevanza se organiza por libros ordenados correlativamente por secciones, cuyos libros se garantizan desde el punto de vista de su valor documental y probatorio, dados los importantes efectos jurídicos que se atribuyen a sus asientos, mediante un conjunto de prevenciones relativas a su legalización, su foliado correlativo, sus diligencias de apertura y cierre, etc. (vid. artículos 105 y siguientes del Reglamento del Registro Civil), y

b) El carácter de documento auténtico y original a todos los efectos legales de los asientos extendidos en los libros de soporte papel autorizados con todas las garantías legales. Lo anterior se entiende sin perjuicio del valor que pueda atribuirse a las transmisiones telemáticas de información relativa a las actas del Registro Civil en el ámbito de los convenios internacionales que se puedan alcanzar en el marco de la Comisión Internacional del Estado Civil.

Artículo 4. Llevanza de los libros en los Registros Civiles informatizados.

1. No obstante, lo establecido en el artículo anterior, los libros de los Registros civiles estarán compuestos de hojas móviles, las cuales, con anterioridad a la utilización del libro correspondiente, serán foliadas y selladas, consignándose en ellos la sección, el tomo y el nombre del Registro, siendo seguidamente visado el libro conforme a las disposiciones vigentes (cfr. artículos 105 y siguientes del Reglamento del Registro Civil).

2. Las hojas móviles de los libros tendrán en todo caso la consistencia necesaria para garantizar su conservación, y se encuadernarán mediante un sistema de carpetas de anillas practicables que llevarán preimpreso el encabezamiento siguiente: Escudo. Ministerio de Justicia. Registro Civil. En el lomo de los libros deberá existir un espacio reservado para fijar etiquetas que permitan identificarlo mediante la consignación de la sección (tomo) y el número de libro correlativo que le corresponda. La confección de las hojas móviles corresponderá a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre con arreglo a las indicaciones que en cada caso establezca la Dirección General de los Registros y del Notariado.

3. (Derogado)

4. (Derogado)

Artículo 5. Redacción y ordenación de los asientos registrales extendidos en los libros de hojas móviles.

1. La redacción de los asientos extendidos en los libros de hojas móviles se ajustará a los modelos actualmente aprobados con las siguientes modificaciones:

a) En las respectivas inscripciones principales de matrimonio y defunción se consignará el Documento Nacional de Identidad del inscrito y en la de nacimiento el de sus progenitores.

Respecto de los ciudadanos extranjeros se hará constar su Número de Identidad de Extranjero (NIE), incluso en la inscripción de nacimiento y, en caso de adquisición de la nacionalidad española no originaria, se expresará en el apartado de "Observaciones" de la inscripción de nacimiento el nombre y apellidos que legalmente le correspondían conforme a su anterior estatuto personal y que haya sido acreditado en las actuaciones o expedientes registrales que hayan determinado dicha adquisición.

b) Cada campo de información irá precedido del código que corresponda según lo establecido en los anexos I y II del Convenio número 25 de la Comisión Internacional del Estado Civil relativo a la codificación de las enunciaciones que figuran en los documentos de estado civil hecho en Bruselas el 6 de septiembre de 1995.

2. No obstante lo dispuesto en el número anterior, en la cara del reverso de cada una de las hojas móviles el espacio del tercio izquierdo se utilizará tan sólo para la extensión de notas de mera referencia, utilizando el espacio central para la extensión correlativa, por el orden de sus respectivas fechas, de los restantes asientos cualquiera sea su tipología y naturaleza.

3. La utilización de los modernos tratamientos de textos o de otros medios informáticos de redacción y reproducción de textos o imágenes será preceptiva no sólo para la extensión de las inscripciones principales, sino también para las inscripciones, anotaciones y notas marginales, así como para las cancelaciones. Quedan exceptuadas de esta regla las notas marginales de mera referencia, para las que se podrá seguir utilizando el método de estampilla en tinta.

Artículo 6. Expedición de certificaciones.

1. Las certificaciones, tanto literales como en extracto, se expedirán directamente a partir de los datos almacenados en las bases informatizadas, previo cotejo de los mismos, en su caso, con los que figuren en los libros y bajo la firma y responsabilidad de quien la expida.

2. Las certificaciones literales de los asientos correspondientes a libros registrales manuales que hayan sido objeto de digitalización y de integración de sus datos de indexación y localización e imágenes en el aplicativo informático Inforeg, podrán consistir en una reproducción gráfica de tales imágenes almacenadas en el sistema. Si la certificación comprendiese asientos correspondientes a libros manuales digitalizados y otros generados por medio del programa Inforeg, la certificación podrá incorporar hojas de reproducción gráfica de imágenes y otras que respondan al formato normalizado de Inforeg, en función de la naturaleza de la base de datos del sistema de que procedan.

3. En caso de discrepancia entre los datos de los libros y los que figuren almacenados en las bases informatizadas, hayan sido estos generados por Inforeg o procedan de la digitalización de los libros manuscritos, prevalecerán los que figuren en los libros y se practicarán las correspondientes rectificaciones en las bases informáticas para su debida concordancia con los de los libros.

Artículo 7. Creación de la base central de datos.

1. Se crea la base central de datos de las personas inscritas en los Registros civiles, previsto en el Plan de Informatización de abril de 1998, que tendrá carácter público y naturaleza auxiliar de aquéllos.

2. La citada base central de datos dependerá orgánicamente de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que podrá establecerlo como una sección diferenciada del Registro Civil central, y se formará con los datos contenidos en las fichas remitidas por todos los Registros civiles españoles (municipales, consulares y central), cuyo contenido será determinado por el mismo centro directivo. La transmisión de los datos podrá tener lugar en soporte informático o por vía telemática.

3. La gestión y tratamiento de la información de la base central de datos deberá realizarse, en todo caso, con pleno respeto a la legislación europea y nacional sobre protección de datos, secreto estadístico y del derecho constitucional a la intimidad personal y familiar.

4. La base central de datos a que se refiere este artículo tendrán las siguientes funciones:

a) Elaborar la estadística nacional de los Registros civiles.

b) Facilitar la ejecución de los acuerdos o Convenios de colaboración entre el Ministerio de Justicia y otros Ministerios, organismos autónomos y entes públicos y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes sobre transferencia de información procedente de los Registros civiles.

c) Proporcionar información sobre los datos registrales obrantes en cualquier sección y Registro Civil de España en relación a persona o personas determinadas, facilitando así el conocimiento de todos los asientos registrales relativos a una misma persona. Esta información se proporcionará a solicitud de persona o entidad interesada y se dará con carácter de nota informativa que no requiere ser autorizada mediante firma del encargado o Secretario, e incluirá los datos del nombre del Registro Civil, sección, tomo, página y fecha del asiento.

Artículo 8. Llevanza informatizada de los índices y ficheros de los Registros civiles.

1. Los ficheros de los Registros civiles a que se refiere el artículo 117 del Reglamento del Registro Civil así como los índices de folios registrales regulados por el artículo 107 del mismo Reglamento se llevarán en todo caso por procedimientos informáticos.

2. También podrán llevarse por los mismos procedimientos el libro diario y cualquier otro libro auxiliar, a petición del encargado y previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Artículo 9. Recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles.

(Derogado)

Artículo 10. Adaptación de los programas al contenido de la presente Orden.

En el plazo más breve posible, y nunca más tarde de seis meses, la Subdirección General de Informática del Ministerio de Justicia procederá a realizar las modificaciones pertinentes en el programa piloto actualmente en funcionamiento para permitir el cumplimiento de los objetivos y normas contenidas en la presente Orden, para lo que actuará en coordinación con la Subdirección General de Nacionalidad y Estado civil, y bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Disposición adicional única. Creación de la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles.

1. Se crea la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles, prevista en el apartado número 3 A) del Plan de Informatización aprobado por este departamento en abril de 1998.

2. La Comisión estará presidida por el Director general de los Registros y del Notariado e integrada, además, por el Subdirector general de Nacionalidad y Estado Civil, el Subdirector general de Informática, un representante de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia con categoría de Subdirector general, uno de los Magistrados Encargados del Registro Civil Central y tres encargados de sendos Registros civiles designados por el Presidente de la Comisión, uno de los cuales actuará de Secretario. Además, podrá participar con carácter regular en las sesiones de trabajo de la Comisión un miembro designado por el Consejo General del Poder Judicial.

3. La Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles tendrá las siguientes funciones:

a) Supervisar la implantación y desarrollo del Plan de Informatización, con arreglo al calendario y previsiones del mismo.

b) Conocer de las incidencias y problemas que surjan en la aplicación práctica de esta Orden.

c) Supervisar la ejecución de las partidas presupuestarias destinadas al proceso de informatización de los Registros civiles.

d) Auxiliar e informar en la preparación de los cursos de formación y en las jornadas informativas previstas en el plan de informatización.

e) Elaborar una Memoria anual sobre sus actuaciones y experiencias y proponer las reformas y modificaciones en el plan, en esta Orden o en la Ley del Registro Civil y su Reglamento en orden a la mejor y más completa ejecución de los objetivos indicados en el precedente artículo.

f) Participar e informar en la elaboración de Convenios entre el Ministerio de Justicia y otros departamentos, organismos autónomos y entes públicos que tengan por objeto la transferencia de información a los mismos procedente de los Registros civiles informatizados.

Disposición final primera.

Se faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado para dictar las instrucciones necesarias para la ejecución de la presente Orden.

Disposición final segunda.

1. Esta Orden entrará en vigor al mes de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

2. El calendario previsto en el Plan de Informatización de los Registros Civiles, que se publica como anexo a la presente Orden, comenzará a contar sus plazos desde la finalización del período de pruebas de las modificaciones introducidas en el programa piloto a que se refiere el artículo 9 de esta Orden, pudiendo adaptarse el ritmo de su implantación a la previsión de dotación presupuestaria que se contiene en la Memoria económica de la presente Orden.

3. El citado calendario se entiende sin perjuicio de abordar en una cuarta fase, y en función de las disponibilidades presupuestarias, la informatización de los Registros civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz, en los que resultará prioritaria la recuperación y llevanza automatizada de los índices y ficheros a que se refieren los artículos 107 y 117 del Reglamento del Registro Civil, así como la dotación a los mismos de telefax u otros medios telemáticos para facilitar la comunicación con los Registros Civiles principales de que dependen.

4. Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección General de los Registros y del Notariado podrá disponer mediante instrucción la forma en que los Registros Civiles delegados hayan de comunicar los datos correspondientes a la base central de datos a que se refiere el artículo 7 de esta Orden.

Disposición derogatoria.

Quedan derogadas todas aquellas disposiciones de igual o inferior rango en lo que resulten contradictorias con el contenido de esta Orden.

Madrid, 19 de julio de 1999.

MARISCAL DE GANTE Y MIRÓN

Ilmo. Sr. Director general de los Registros y del Notariado.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.