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La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español.
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento para la calificación y utilización de documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, previstos en los artículos 55 y 58 de la Ley, han recibido cumplido desarrollo a través de diferentes disposiciones:
El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, que reguló el procedimiento para la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original;
El Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, que reguló la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora;
En el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, se determina la adscripción de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y su cometido en el marco del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado.
Esta última norma regula además, en su artículo 13, la posibilidad de constituir Grupos de Trabajo departamentales encargados de la coordinación archivística, entre cuyas funciones está la de realizar estudios de valoración de series documentales y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
El Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, creado por Resolución de esta Subsecretaría de 29 de marzo de 2012, ha venido elevando a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos diferentes propuestas de calificación de series documentales presentadas por unidades del Departamento, y sustituyendo en esta tarea a las desaparecidas Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos de los entonces Ministerios de Trabajo y Asuntos Sociales (2006-2008) y de Trabajo e Inmigración (2008-2011), así como del Servicio Público de Empleo Estatal (2006-2011) y del Instituto Social de la Marina (2009-2011).
En su última sesión del día 14 de marzo de 2017, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos emitió nuevos dictámenes favorables tanto a las propuestas elevadas por el Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, reunido en 17 de noviembre de 2016, como a otras ocho propuestas relativas a series comunes presentadas por el Grupo de Trabajo de Series Comunes, que afectan a este Departamento y a diferentes organismos vinculados al mismo. La Comisión también aprobó modificaciones en varios dictámenes anteriores, que en consecuencia es necesario publicar nuevamente.
En virtud de dichos dictámenes, oído de nuevo el Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y previo informe de los organismos autónomos y entidades de la Seguridad Social representados en el mismo, en ejercicio de las competencias que me están conferidas por el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los calendarios de conservación resultantes de los siguientes dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que figuran en anexo a esta Resolución:
1. Dictámenes favorables a propuestas presentadas por el Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social:
– 3/2017 Prestaciones, pensiones y otras gestiones de la Seguridad Social (1963-…) // Consejerías de Empleo y Seguridad Social.
– 4/2017 Expedientes de prestación económica por razón de necesidad: prestación de pensión asistencial por ancianidad para retornados (SIA 25834; RD 8/2008 cap.IV, art.25).
– 5/2017 Procedimiento de habilitación y registro de asesores y evaluadores para el reconocimiento de competencias profesionales adquiridas por experiencia laboral (2009-…) // Servicio Público de Empleo Estatal.
2. Dictámenes favorables a propuestas presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series Comunes creado en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos:
– 18/2017 Partes y anotaciones de control horario de los empleados públicos (1918-…).
– 19/2017 Expedientes económicos de gasto: gastos corrientes en bienes y servicios; comunicaciones (222) (1940-…).
– 20/2017 Expedientes económicos de gasto: gastos corrientes en bienes y servicios; material de oficina (220) (1940-…).
– 21/2017 Expedientes económicos de gasto: gastos corrientes en bienes y servicios; tributos (225) (1940-…).
– 22/2017 Expedientes de responsabilidad patrimonial (1954-…).
– 23/2017 Expedientes de traspasos de funciones y servicios a las Comunidades Autónomas (1978-…)
– 25/2017 Expedientes de solicitud de subvenciones destinadas a la financiación de planes de formación en el marco del Acuerdo de Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas (1995-…).
3. Modificaciones y correcciones de dictámenes anteriores:
– 6/2017 Modificación de los dictámenes 17 a 45/2011 promovidos por la extinta Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Servicio Público de Empleo Estatal, según se indica en anexo a esa Resolución.
Dejar sin efecto la aplicación de los siguientes dictámenes anteriores:
– Dictámenes CSCDA 17 a 45/2011 sobre prestaciones del Servicio Público de Empleo Estatal, en los términos publicados en la Resolución de 21 de septiembre de 2011, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se autoriza la destrucción de documentos en soporte papel de los que se ha generado copia electrónica auténtica («Boletín Oficial del Estado» n.º 245 de 11 de octubre de 2011),
– Dictámenes CSCDA 2/2010 («Vacaciones, permisos y licencias») y 3/2010 («Control de presencia»), publicados en Resoluciones de 19 de enero de 2011 («Boletín Oficial del Estado» n.º 30 de 4 de febrero de 2011), 20 de julio de 2011 («Boletín Oficial del Estado» n.º 187 de 5 de agosto de 2011) y 25 de mayo de 2015 («Boletín Oficial del Estado» n.º 137, de 9 de junio de 2015), del Instituto Social de la Marina, sustituidos en adelante por el dictamen CSCDA 18/2017 expresado en el resuelvo Primero, 2.
Autorizar las eliminaciones y transferencias aplicables en virtud de los calendarios de conservación a los que se refiere el apartado primero, puntos 1 a 3 de esta Resolución, sujetas a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en los dictámenes.
Dentro de esta autorización se entenderán comprendidos todos los organismos públicos que custodien documentación generada por unidades del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, o de sus antecesores, a las que sean de aplicación los referidos dictámenes, en particular:
a) El Archivo Central y todos los organismos de los servicios centrales, periféricos o en el Exterior del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
b) Los organismos autónomos vinculados al Ministerio de Empleo y Seguridad Social y las entidades de la Seguridad Social adheridos a la presente Resolución según Acuerdo del Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Departamento de 12 de mayo de 2015, en los términos previstos en el anexo a esta Resolución.
c) Las unidades que, con dependencia orgánica de otros Departamentos de la Administración General del Estado, custodien documentación generada en el ejercicio de competencias bajo dependencia funcional del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, y a la que sean de aplicación dichos dictámenes.
d) Los archivos intermedios e históricos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado que custodien documentación a la que sean de aplicación dichos dictámenes (Archivo General de la Administración; archivos históricos provinciales o análogos, etc.).
e) Los organismos y archivos de las administraciones autonómicas que custodien documentación de unidades periféricas del Departamento a las que sean de aplicación dichos dictámenes.
Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el citado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de esta Resolución quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en dicho plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción o transferencia de documentos de acuerdo a los calendarios de conservación de esta resolución hasta que la misma adquiera firmeza.
Las transferencias resultantes de la aplicación de estos dictámenes al Archivo Central del Ministerio de Empleo y Seguridad se harán conforme a las Instrucciones sobre la transferencia de documentos administrativos al Archivo Central del Departamento y sobre su consulta y préstamo internos aprobadas por Resolución de la Subsecretaría de Trabajo e Inmigración de 10 de mayo de 2010, y a las Instrucciones de esta Subsecretaría de 21 de octubre de 2013, por las que se modifican y complementan provisionalmente las anteriores. Las transferencias de servicios periféricos del Ministerio que deban realizarse a los Archivos Históricos Provinciales, conforme a lo previsto en el artículo quinto del Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración Civil y a lo dispuesto en el artículo 12 del citado Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, se realizarán según las normas para transferencias existentes en el respectivo Archivo Histórico provincial o centro análogo que desempeñe esas funciones y, subsidiariamente, conforme a las referidas Instrucciones, en lo que resulte de aplicación.
Las eliminaciones de documentos en papel resultantes de la aplicación de estos dictámenes se realizarán conforme a las Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la Administración General del Estado de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf) y a las Instrucciones provisionales para la eliminación de documentación administrativa disponibles en la Intranet del Departamento. Conforme al artículo 7, apartado 3 del Real Decreto 1164/2002, se deberá hacer llegar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de diez días desde las actuaciones, un ejemplar del acta de destrucción, expresiva del dictamen aplicado, volumen de documentación eliminada en metros de estantería y régimen de custodia interna o externa de la documentación, así como de los demás requisitos recogidos en dicho artículo 7, apartado 1.e) del referido Real Decreto, conforme al modelo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos disponible en su web:
http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cscda/documentos/formularios.html
Contra la presente resolución podrá interponerse recurso de alzada ante la Ministra de Empleo y Seguridad Social en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Quedan sin efecto cuantas disposiciones se opongan a lo previsto en la presente Resolución y, expresamente, la Resolución de 21 de septiembre de 2011, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se autoriza la destrucción de documentos en soporte papel de los que se han generado copia electrónica auténtica.
Madrid, 30 de noviembre de 2017.–El Subsecretario de Empleo y Seguridad Social, Pedro Llorente Cachorro.
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