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La disposición adicional segunda de la Ley Orgáni ca 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, así como el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, establecen que las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos.

Por todo ello, de conformidad con las referidas disposiciones legales y en el ejercicio de las competencias que me confiere la Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria, así como en los Estatutos de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, Decreto del Gobierno de Canarias 94/1991, de 29 de abril, dispongo:

Primero.-Los ficheros automatizados con datos de carácter personal de esta Universidad, existentes a la entrada en vigor de la LORTAD que se regulan para esta disposición, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la citada, son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las fina lidades para las que fueron recogidos que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-Los afectados de los ficheros automatizados mencionados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en esta Resolución.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con lo establecido en el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la LORTAD.

Quinto.-La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Las Palmas de Gran Canaria, 5 de junio de 1997.-El Rector, Francisco Rubio Royo.

ANEXO

Número 1. Fichero automatizado de personal.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Personal.

2. Finalidad: Gestión administrativa del personal docente e investigador y personal de administración y servicios de la Universidad.

3. Uso:

Gestión de recursos humanos.

Gestión de expedientes administrativos.

Cálculo de nóminas y Seguridad Social.

Cursos de formación.

Gestión sancionadora.

Procedimientos administrativos.

Permisos y licencias.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos:

Personal docente e investigador.

Personal de administración, funcionario y laboral.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones, solicitudes y formularios cumplimentados por los interesados.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Datos personales, sociales, académicos y profesionales, económicos y de carrera profesional.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio para las Administraciones Públicas, Ministerio de Economía y Hacienda, Ministerio de Educación y Cultura, Consejo de Universidades, Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, MUFACE, Consejería de Economía y Hacienda y Consejería de Educación, Cultura y Deportes de la Comunidad Autónoma de Canarias, entidades bancarias colaboradoras.

8. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Personal.

Número 2. Fichero automatizado de proveedores.

1. Responsable: Unidad de Gestión Financiera.

2. Finalidad: Automatizar el proceso de pago de las facturas a proveedores.

3. Uso: Tratamiento automatizado de facturas y obtención de información sobre la facturación.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Proveedores y clientes de esta Universidad.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Alta de terceros y sus modificaciones, facturas emitidas por los proveedores y comunicaciones escritas de los propios interesados.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Datos personales, fiscales y económicos de los proveedores.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Economía y Hacienda, Consejería de Economía y Hacienda del Gobierno de Canarias y organismos públicos de fiscalización.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión Financiera.

Número 3. Fichero automatizado de tercer ciclo y postgrado.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Investigación.

2. Finalidad: Soporte en los procesos de gestión de las enseñanzas del tercer ciclo y otras recogidas en el artículo 28.3 de la Ley de Reforma Universitaria.

3. Uso: Gestión académica y económica de las enseñanzas de tercer ciclo y de postgrado.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos matriculados en las enseñanzas de tercer ciclo y de postgrado.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones, solicitudes y formularios cumplimentados por los interesados.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Datos personales y académicos.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Cultura, Consejo de Universidades, Consejería de Educación, Cultura y Deportes de la Comunidad Autónoma Canaria.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Investigación.

Número 4. Fichero automatizado de investigación.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Investigación.

2. Finalidad: Gestión y tramitación administrativa derivada de los distintos programas de investigación destinados a la formación, perfeccionamiento y movilidad del personal investigador, así como los programas destinados a la financiación de proyectos de investigación, equipamiento científico, conservación del material científico y contratos de investigación acogidos al desarrollo del artículo 11 de la Ley de Reforma Universitaria.

3. Uso: Gestión administrativa y económica de todas las ayudas y acciones cuya finalidad sea el apoyo a la investigación.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Titulados superiores, personal docente de la ULPGC, personal investigador nacional y extranjero.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones, solicitudes y formularios cumplimentados por los interesados.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Base de datos relacional: Datos personales, académicos y profesionales, económicos y los propios de la gestión.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Cultura, Ministerio de Economía y Hacienda, Comunidad Autónoma Canaria, Comisión Interministerial de Ciencia y Tecnología (CICYT) y otras universidades y organismos públicos de investigación, españoles y extranjeros, órganos de seguimiento del Plan Nacional de I+D, cualquier otro organismo público o privado con responsabilidad en planificación y gestión de actividades de I+D, entidades aseguradoras y entidades bancarias, Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación, Fundación Universitaria de Las Palmas.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Investigación.

Número 5. Fichero automatizado de alumnos pre universitarios.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Alumnos.

2. Finalidad: Soporte de los procesos previos a la incorporación de alumnos a la Universidad. Pruebas de acceso ordinarias y especiales para personas mayores de veinticinco años. Pruebas específicas para determinadas titulaciones. Gestión de distrito compartido.

3. Uso: Gestión académica.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Personas que soliciten acceder a la Universidad.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Impresos normalizados cumplimentados por los interesados, soportes magnéticos recibidos del Consejo Superior de Deportes, de la Consejería de Cultura, Educación y Deportes, y la Consejería de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno de Canarias y el Consejo de Universidades. Transmisión electrónica y grabación.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Datos personales y académicos.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Cultura, Instituto Nacional de Estadística, Ministerio de Economía y Hacienda, Consejería de Empleo y Servicios Sociales, Consejería de Economía y Hacienda y Consejería de Educación, Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Alumnos.

Número 6. Fichero automatizado de alumnos de primer y segundo ciclo.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Alumnos.

2. Finalidad: Matriculación y seguimiento de los expedientes.

3. Uso: Matriculación, procesos de precios públicos, procesos de exámenes, listados, certificaciones, control económico, control administrativo-académico. Gestión académica general.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos matriculados en enseñanzas de primer y segundo ciclo.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones, solicitudes y formularios cumplimentados por los interesados, documentos expedidos por otras Administraciones Públicas.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Datos personales y académicos, currículum.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Cultura, Instituto Nacional de Estadística, Ministerio de Economía y Hacienda, Consejería de Empleo y Asuntos Sociales, Consejería de Economía y Hacienda y Consejería de Educación y Cultura del Gobierno de Canarias, Fundación Universitaria.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Alumnos.

Número 7. Fichero automatizado de títulos oficiales con validez en todo el territorio nacional.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Alumnos.

2. Finalidad: Gestión de la expedición de títulos universitarios de carácter oficial y con validez en todo el territorio nacional.

3. Uso: Acreditación de la superación de estudios oficiales.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos que reúnan los requisitos académicos y administrativos para que se les gestione la expedición de títulos oficiales.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Instancias, certificaciones académicas, acreditaciones administrativas.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Fichero de base de datos relacional. Datos personales y académicos.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Cultura, Fundación Universitaria, Instituto Nacional de Empleo, ICFEM, empresa encargada de la elaboración del título.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Alumnos.

Número 8. Fichero automatizado de becas y ayudas al estudio, exención de pago de precios públicos.

1. Responsable: Unidad de Gestión de Alumnos.

2. Finalidad: Procesos de concesión o denegación de becas o ayudas. Exenciones de pagos de precios públicos.

3. Uso: Soporte en los procesos de tramitación de becas o ayudas y de exención de precios públicos. Notificación al Ministerio de Educación y Ciencia, Ministerio de Asuntos Exteriores, Ministerio de Economía y Hacienda, Consejería de Educación, Cultura y Deportes, Consejería de Asuntos Sociales y Consejería de Economía y Hacienda del Gobierno de Canarias, Cabildos, Fundación Universitaria.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Solicitantes de becas o ayudas o de exención de pago de precios públicos que se encuentren matriculados en esta Universidad.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones, solicitudes y formularios cumplimentados por los interesados, certificaciones expedidas por otras Administraciones Públicas o entidades privadas.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos contenidos en el mismo: Ficheros de bases de datos relacional. Datos personales, académicos y económicos.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Economía y Hacienda, Ministerio de Asuntos Exteriores, Ministerio de Educación y Cultura, Consejería de Educación, Cultura y Deportes, Consejería de Empleo y Asuntos Sociales y Consejería de Economía y Hacienda del Gobierno de Canarias, Cabildos, Fundación Universitaria.

8. Órgano ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Unidad de Gestión de Alumnos.