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Las publicaciones de la Administración General del Estado deben ser medios eficaces de prestación de servicios a la sociedad, instrumento para la transparencia de la Administración General del Estado y vehículo para la divulgación de la información y documentación que en ella se genera, facilitando su reutilización en beneficio de los ciudadanos y los agentes sociales y económicos.

Con el fin de facilitar la gestión editorial de la Administración General de Estado, el Real Decreto 1434/1985, de 1 de agosto, estableció la obligación de dotar a las publicaciones oficiales de un número de identificación (NIPO) que, en términos del decreto, constituiría un dato fundamental para su catalogación y facilitaría la coordinación del sector.

El NIPO, concebido como un elemento esencial para la identificación de cada publicación, permitiendo la utilización de herramientas informáticas para su localización y contribuyendo a facilitar el acceso a ella y la salvaguarda de los derechos de propiedad intelectual, en su caso, ha sido objeto de dos regulaciones, en 1985 y 1993.

En este momento, dada la clara evolución tecnológica que durante el dilatado periodo transcurrido desde la entrada en vigor de la Orden que regula esta materia ha vivido el sector editorial público, se considera de especial importancia adaptar la normativa reguladora del NIPO a las nuevas modalidades de edición y distribución electrónica, así como también racionalizar su gestión y simplificar la actividad de las Unidades editoras de la Administración.

Ahora bien, con el fin de alcanzar el objetivo de facilitar el acceso de las personas interesadas a la información de la Administración General del Estado dotándolas de una mayor visibilidad y transparencia, las publicaciones han de utilizar los medios y soportes más idóneos a los objetivos pretendidos y que mejor se adapten a colectivos a los que se dirigen. Para ello, en las publicaciones se deben tener en cuenta las posibilidades que, en cada momento, ofrezcan las tecnologías de la información en la producción, gestión, comercialización y distribución de los fondos editoriales, adoptando, además, como criterio general la optimización de los recursos públicos, de manera que se tenga en cuenta la consecución de la máxima eficacia y racionalidad, en el marco de austeridad del gasto público y de reestructuración de la Administración General del Estado.

En virtud de esto, las Unidades editoras deben tener en cuenta la diversificación de los canales de distribución, optimizando las posibilidades de los sitios web corporativos y explorando los nuevos formatos de edición que permiten la consulta o descarga desde el mayor número de equipos o dispositivos.

Por todo ello, esta orden ministerial tiene por objeto adaptar la regulación del NIPO a esta nueva realidad, diseñando un ámbito de gestión que dé cabida a la evolución del sector, garantizando al mismo tiempo el control de las publicaciones, en todas sus modalidades, la explotación de la información asociada al número de identificación, la preservación de los contenidos editados por la Administración General del Estado y la garantía y facilidad de acceso a los mismos.

En consecuencia, de acuerdo con el artículo 8 del Real Decreto 118/2001, de 9 de febrero, de ordenación de publicaciones oficiales, ante el nuevo escenario tecnológico y con objeto de adaptar la gestión y asignación del número de identificación de las publicaciones oficiales a las nuevas necesidades que demandan los actuales objetivos de la actividad editorial de la Administración General del Estado, se considera necesario revisar las previsiones establecidas en la Orden del Ministerio de la Presidencia de 30 de diciembre de 1993.

En virtud de lo expuesto, con el informe favorable de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales y con la aprobación previa del Vicepresidente del Gobierno de Política Territorial y Ministro de Política Territorial y Administración Pública, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

La presente Orden regula la solicitud, asignación y reflejo en las publicaciones de la Administración General del Estado, sus organismos y entidades vinculadas o dependientes de ella de un código numérico –número de identificación de las publicaciones oficiales (NIPO)– que las ha de identificar a efectos de gestión, de control y de información.

Artículo 2. Ámbito del NIPO.

Todas las publicaciones, de cualquier soporte y de cualquier tipología, onerosas o gratuitas, que vayan a ser editadas por la Administración General del Estado y sus organismos y entidades vinculadas o dependientes de ella, incluidas en los programas editoriales ministeriales, recogerán el número de identificación NIPO, en los términos que se indican en el artículo 7.

Artículo 3. Las publicaciones electrónicas.

1. Las publicaciones electrónicas, a todos los efectos, se encuentran vinculadas a la normativa vigente sobre publicaciones oficiales, por lo que, además de incluirse en el programa editorial, han de disponer y reflejar el NIPO.

2. Las publicaciones electrónicas comprenderán información de cualquier naturaleza, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión.

3. A los efectos de asignación de NIPO, las bases de datos se considerarán publicaciones en línea cuando tengan un contenido homogéneo y estable, una unidad temática consistente y voluntad de difusión pública.

4. A las publicaciones en línea, no será necesario asignarles nuevo NIPO en años sucesivos, mientras se mantengan en Internet sin modificaciones sustanciales.

Artículo 4. Estructura del NIPO.

El NIPO estará compuesto por nueve dígitos, distribuidos en cuatro grupos, que se representarán separados entre sí por guiones, con la siguiente composición:

El primero, formado por tres dígitos, identificará a la Unidad u organismo editor.

El segundo, formado por dos dígitos, el año de programación de la publicación expresado por sus dos últimas cifras.

El tercero, formado por tres dígitos, constituye el número correspondiente a la publicación por orden natural sucesivo atendiendo a su asignación.

El cuarto, formado por un dígito, de comprobación para tratamiento informático.

Artículo 5. Solicitud del NIPO para publicaciones incluidas en el programa editorial.

1. El NIPO se solicitará, para las publicaciones incluidas en los programas editoriales del ejercicio en curso, por la Unidad editora correspondiente, a través del Centro de Publicaciones del Departamento que validará la solicitud.

2. La solicitud del NIPO, para las publicaciones incluidas en el programa editorial pero pendientes de encaje presupuestario en el concepto económico 240 o pendientes de concretar su financiación extrapresupuestaria, quedará condicionada a la existencia de dicha financiación.

3. La solicitud de NIPO se realizará en el momento de iniciar el expediente económico de contratación que proceda o inmediatamente antes del comienzo de la edición, es decir, en este caso cuando el proceso de preparación del original esté finalizado.

La asignación del NIPO tendrá carácter irrevocable, por lo que no se podrán dar de baja del programa editorial publicaciones con NIPO asignado, sin perjuicio de que sean o no editadas.

4. Dado que los programas editoriales tienen ámbito temporal anual, no podrá solicitarse la asignación de NIPO una vez vencido el ejercicio.

Artículo 6. Solicitud del NIPO anticipado a la inclusión de las publicaciones en el programa editorial.

Excepcionalmente, podrá solicitarse NIPO provisional para una publicación antes de su inclusión en el programa editorial en los casos siguientes:

1. Por razones de urgencia ante la necesidad de realizar un expediente de gasto de tramitación anticipada, se podrá solicitar el NIPO anticipado en los tres meses previos al ejercicio del programa editorial en el que vaya a ser incluida la publicación, y en el mismo ejercicio antes de la celebración de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales que debe informar el programa editorial inicial. Dicha necesidad deberá ser certificada por el responsable de la Unidad editora.

2. Se podrá solicitar NIPO anticipado en el segundo semestre, antes de la celebración de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales que ha de informar la revisión del programa editorial.

Artículo 7. Asignación del NIPO.

1. El NIPO será asignado por la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

2. Los NIPOs provisionales asignados quedarán condicionados a la efectiva inclusión de las publicaciones en los programas editoriales.

3. A cada soporte, edición, volumen, e idioma de una misma publicación se le asignará un NIPO. No obstante, se asignará el mismo NIPO a todos los números de una publicación periódica programados en un mismo ejercicio y a todos los volúmenes de una obra cuando se editen de forma conjunta y con distribución unitaria.

4. Dentro de una lengua y soporte concretos, los mapas de una misma escala o características técnicas podrán incluirse en el programa editorial agrupados bajo una misma serie. Igualmente podrá hacerse con las publicaciones gratuitas que sean folletos, carteles y otros materiales menores siempre que obedezcan a una tipología, finalidad y especificidad determinadas y con unidad de contenido. Se asignará el mismo NIPO a todos los mapas y a los folletos, carteles y materiales menores agrupados en una serie en el programa editorial.

5. No se asignará NIPO a las publicaciones que sean:

a) Obras sin distribución pública o cuya circulación esté restringida al ámbito interno de la Administración General del Estado, entre ellas los materiales docentes o de otro tipo de uso exclusivamente interno de un órgano u organismo, y las que tengan carácter reservado, al amparo de lo establecido en la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales.

b) Materiales, cualquiera que sea su soporte, que no tengan contenido informativo o éste sea irrelevante, los juegos y los objetos tridimensionales aunque acompañen a un documento.

c) Versiones electrónicas de ediciones previas en papel que no incorporen labores de edición electrónica que enriquezcan la publicación, elaboradas a efectos de preservación o difusión gratuita. Estas versiones electrónicas incluirán el NIPO que se hubiera asignado a la edición original. No se considerará labor de edición la realización de las tareas necesarias para la accesibilidad de la publicación.

d) Realizadas en impresión bajo demanda de una edición en papel, siempre que no supongan modificación de los elementos esenciales de la comercialización. Estos ejemplares incluirán el NIPO que hubiera sido asignado a la edición en papel que les ha dado origen.

e) Sucesivas versiones, salvo modificaciones sustanciales, de las publicaciones en línea y bases de datos. Estas versiones incluirán el NIPO de la versión inicial.

f) Reimpresiones de una edición en soporte físico, dentro del mismo ejercicio. Estas reimpresiones incluirán el NIPO que hubiera sido asignado a la edición que les ha dado origen.

6. Para la solicitud y asignación del NIPO se utilizará el Sistema de gestión para la coordinación de las publicaciones oficiales (sistema de gestión). La Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales determinará los datos que habrá de aportarse para solicitar el NIPO, y será responsable del mantenimiento del sistema de gestión.

Artículo 8. Requisito del NIPO para la realización de las publicaciones oficiales.

Todas las publicaciones de la Administración General del Estado deberán reflejar el NIPO asignado en los términos que se establece en el artículo siguiente.

Los expedientes de autorización de gasto para la realización de las publicaciones de la Administración General del Estado irán acompañados del NIPO. Sin el cumplimiento de este requisito no podrá aprobarse el gasto correspondiente.

Artículo 9. Indicación del NIPO.

1. En las publicaciones electrónicas en soporte tangible, el NIPO aparecerá en dicho soporte o en cualquiera de las etiquetas que estén pegadas de forma permanente a él. En el caso de que no fuera posible, se recogerá en el embalaje permanente del soporte.

2. En las publicaciones electrónicas en línea y bases de datos, el NIPO se mostrará en la página o en la pantalla que muestra el título, en la pantalla inicial de acceso a los contenidos o en la pantalla en la que aparecen los créditos.

3. El NIPO deberá incluirse, igualmente, en los metadatos incorporados en las publicaciones electrónicas.

4. En las publicaciones en soporte papel, el NIPO aparecerá impreso en la página de créditos.

Artículo 10. Coediciones y otras formas de colaboración editorial.

1. Se considerará que hay coedición en aquellas obras en las que colaboren dos o más editoriales en la gestión o la producción editoriales.

2. La previsión de una coedición entre dos o más Unidades editoras de la Administración General del Estado exigirá la inclusión de la publicación en los programas editoriales departamentales correspondientes y la solicitud de NIPO por cada una de las Unidades editoras que participen en la coedición. En el sistema de gestión, se especificará si aporta el original de la obra.

3. Si la coedición fuera entre una unidad editora de la Administración General del Estado y una editorial privada, solamente la unidad editora deberá solicitar la asignación de NIPO.

4. A efectos de inclusión en el programa editorial y de solicitud de NIPO, se tendrán en cuenta las publicaciones en cualquier soporte que se realicen en cualquiera de las modalidades de coedición o colaboración editorial, aunque no impliquen coste presupuestario alguno para la Unidad editora, siempre que en la obra de que se trate vaya a aparecer algún signo de identificación oficial.

5. Se considerará patrocinio, y no coedición, la participación de una entidad privada o pública, no configurada como Unidad editora de la Administración General del Estado, que solo aporte recursos económicos. En este caso, solo la unidad editora deberá solicitar la asignación del NIPO.

Artículo 11. Entrega de ejemplares a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

1. En el caso de las publicaciones con soporte tangible, las unidades editoras enviarán dos ejemplares a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales, en un plazo de quince días desde su aparición. Asimismo, enviarán un archivo electrónico a efectos de conservación y, en su caso, distribución.

2. En el caso de las publicaciones sin soporte físico tangible, las unidades editoras enviarán un archivo electrónico que contenga una copia idéntica, a efectos de catalogación, conservación y difusión.

3. De las bases de datos, sometidas a actualizaciones no sustanciales, se enviará la copia de la última versión del ejercicio a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

Artículo 12. Aportación de datos de las publicaciones editadas a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

1. En el mismo plazo indicado en el artículo anterior, las unidades editoras, a través del Centro de publicaciones del Departamento, remitirán por el sistema de gestión a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales los datos definitivos de las publicaciones aparecidas.

2. En cualquier caso, la carga de datos revisados y definitivos en el sistema de gestión de las publicaciones correspondientes al programa editorial, de ámbito temporal anual, deberá quedar concluida con fecha límite el 31 de enero del ejercicio siguiente.

Disposición transitoria única. Programas editoriales del ejercicio 2011.

La ejecución de los programas editoriales ministeriales del ejercicio 2011 y la consiguiente gestión del NIPO de las correspondientes publicaciones se llevarán a cabo conforme con la normativa hasta ahora vigente.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Queda derogada la Orden del Ministerio de la Presidencia de 30 de diciembre de 1993 por la que se regula el número de identificación de las publicaciones oficiales.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 22 de septiembre de 2011.–El Ministro de la Presidencia, Ramón Jáuregui Atondo.