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La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español.
El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico así como el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, estableciendo asimismo el procedimiento a seguir para la destrucción de los documentos carentes de valor histórico y probatorio de derechos, que exige, en todo caso el dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Por Orden HAC/2991/2003, de 21 de octubre, se creó la Comisión calificadora de Documentos Administrativos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria dado el extraordinario volumen de documentación fiscal que se genera anualmente, y en su primera reunión acordó iniciar el procedimiento para la eliminación de la documentación administrativa relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Físicas y Patrimonio, carente ya de los referidos valores histórico y probatorio de derechos, elevándose la oportuna propuesta a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
En la reunión del día 19 de abril de 2013 dicha Comisión, siguiendo con el proceso de depuración de archivos y eliminación de documentación, autoriza la realización de los trámites necesarios para solicitar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos la destrucción de los acuses de recibo de las notificaciones no entregadas y de las notificaciones efectivas, así como del modelo 349 de Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias, de las carpetas físicas de las personas físicas y jurídicas y de la documentación presentada en las oficinas de registro de la Agencia Tributaria.
En la reunión del día 21 de mayo de 2013 la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ha emitido dictamen favorable para la eliminación de todos los documentos que se relacionan en el anexo adjunto. Dicha autorización se extiende hasta el año 2013, excepto para los acuses de recibo en que la autorización es indefinida, aunque los procesos de destrucción se irán realizando anualmente una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada uno de los documentos.
En virtud de lo expuesto y en uso de las competencias que me están conferidas he acordado:
Se autoriza la eliminación de documentos solicitada a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya propuesta de dictamen ha sido favorable, y cuyo contenido se detalla en el anexo de la presente resolución, referida a los acuses de recibo de las notificaciones no entregadas y de las notificaciones efectivas, así como al modelo 349 de Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias, a las carpetas físicas de las personas físicas y jurídicas y a la documentación presentada en las Oficinas de Registro de la Agencia Tributaria, que carezcan de valor histórico, de utilidad para la gestión administrativa y de valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas confieran al documento un valor especial distinto del probatorio, hasta el año 2013 excepto para los acuses de recibo en que la autorización es indefinida.
El proceso de destrucción se realizará anualmente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos que se especifican en el anexo adjunto. Al haber emitido dictamen favorable la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de eliminación de la documentación hasta el año 2013, y en el caso de los acuses de recibo por plazo indefinido, la destrucción hasta dicho año no requerirá de nuevas resoluciones de esta Presidencia, quedando autorizadas por la presente las destrucciones sucesivas.
Se conservará una caja con un volumen de documentación equivalente al de una carpeta A-Z, excepto para los acuses de recibo en que la eliminación es total, sin que en ningún caso pueda ser inferior a un expediente o modelo, como muestra testimonial de cada uno de los documentos cuya eliminación se propone, ya que la información en ellos contenida se conserva en las bases de datos de la Agencia Tributaria.
Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto 1164/2002, de 25 de junio, que regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta Resolución adquiera firmeza.
Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta Resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato, garantizando la seguridad en el traslado de la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deben estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.
Contra la presente resolución se podrá interponer recurso de reposición ante esta Presidencia en el plazo de un mes a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», o recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, no pudiendo interponerse simultáneamente ambos recursos.
El contenido de la presente resolución se debe entender sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Madrid, 30 de agosto de 2013.–El Presidente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, Miguel Ferre Navarrete.
Acuses de recibo de las notificaciones no entregadas y de las notificaciones efectivas:
Eliminación de manera indefinida a los seis meses una vez escaneados los acuses de recibo (años 2001-indefinido). Eliminación total.
Modelo 349:
Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias (años 1993-2013). Eliminación a los 10 años a partir de la fecha de presentación del modelo. Conservación de una caja como muestra testimonial.
Carpetas físicas de las personas físicas y jurídicas:
Eliminación a los 15 años desde la creación de la carpeta (años 1992-2013).Conservación de una caja como muestra testimonial.
Documentación presentada en las oficinas de registro:
Eliminación a los dos años (2009-2013) de su recepción en las oficinas de Registro. Conservación de una caja como muestra testimonial.
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